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Conformité réglementaire en Europe et Royaume-Uni

Compliance
Temps de lecture : 23 minutes

La conformité réglementaire représente l’engagement d’une organisation à respecter les lois, règlements, normes, directives et spécifications établis par diverses agences, des associations commerciales et des instances gouvernementales et non gouvernementales. En général, l’application de ces réglementations vise à protéger les individus ou les entités concernés, comme les employés, les consommateurs, le grand public ou l’environnement.

L’objectif de la conformité réglementaire est de vérifier que les organisations suivent les normes établies en matière de bonnes pratiques, ce qui permet de protéger la sécurité des individus ou des entités qui leur sont associés.

Ces obligations concernent diverses organisations et industries à l’échelle mondiale. La protection des données est l’une des réglementations les plus répandues, appliquées à l’échelle internationale dans divers secteurs et par la plupart des pays.

Remarque : Cet article porte sur la conformité réglementaire en Europe et Royaume-Uni. Cliquez ici pour lire un article sur la conformité réglementaire aux États-Unis.

Pourquoi la conformité réglementaire est-elle importante ?

Les exigences de conformité réglementaire actualisées sont mises en place alors que de plus en plus de gouvernements et d’autres entités ajustent les réglementations existantes et en introduisent de nouvelles pour faire face aux menaces croissantes, souvent amplifiées par les progrès technologiques et des problématiques telles que la confidentialité des données. Les méthodes et les tactiques découlant des procédures de conformité aident les organisations à mener leurs activités en respectant toutes les lois et réglementations pertinentes.

Un résultat majeur de la conformité réglementaire est sa contribution à l’amélioration des opérations des organisations. Les rapports d’audit servent de preuves concrètes de l’engagement d’une organisation envers la conformité, illustrant sa volonté de respecter les réglementations et de veiller au bien-être de toutes ses parties prenantes. La conformité réglementaire renforce la réputation des organisations en inspirant confiance et en témoignant de leur engagement.

La conformité réglementaire joue également un rôle crucial dans la promotion de la sécurité et la réduction des risques dans divers secteurs.

Les réglementations qui ciblent les dangers spécifiques à chaque secteur pour les individus et l’environnement ont un impact significatif ; ces mesures de protection profitent aux travailleurs, aux consommateurs et au grand public en réduisant les risques d’accidents du travail, de blessures et de décès sur le lieu de travail, tout en les préservant des produits et pratiques nuisibles ou frauduleux.

Dans certains cas, l’importance de la conformité réglementaire est aussi primordiale que celle qui garantit la continuité des opérations des organisations. Certaines réglementations sont essentielles pour une exploitation légale, et leur non-respect peut entraîner des sanctions considérables, voire, dans les cas extrêmes, la cessation totale des activités d’une organisation.

La conformité réglementaire au sein de l’Union européenne (UE)

La conformité réglementaire est un impératif au sein de l’UE, où elle guide les activités commerciales dans le respect des principes juridiques et éthiques. Cela implique le respect des lois, des normes et des directives régissant divers secteurs économiques.

Ces règlements sont appliqués par des organisations gouvernementales, telles que les suivantes :

Les organismes non gouvernementaux chargés de maintenir et de faire respecter la conformité réglementaire au sein de l’UE comprennent :

Les normes qui guident la conformité réglementaire au sein de l’UE incluent :

Des milliers de lois et règlements fixent des normes de conformité réglementaire pour les organisations. Voici quelques exemples de ces exigences dans différents secteurs clés :

Protection et sécurité des données

  • le Règlement général sur la protection des données (RGPD, 2016)
  • la Directive sur la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (2002)
  • la Directive sur la protection des données (1995)
  • la Loi sur la cybersécurité (2019)
  • la Directive sur la sécurité des réseaux et des systèmes d’information (2016)
  • le Règlement sur l’identification électronique et les services de confiance (eIDAS, 2014)
  • la Directive sur les services de paiement (PSD2, 2015)
  • la Loi sur la protection de la vie privée des enfants en ligne (COPPA, 1998)
  • le Droit à l’oubli (2014)
  • le Bouclier de protection des données UE-États-Unis (2016)

Santé et sécurité

Financier

Emploi et lieu de travail

Les Droits civils

Environnemental

La conformité réglementaire au Royaume-Uni

Certaines règles de conformité au Royaume-Uni sont basées sur les lois de l’Union européenne. Maintenant que le Royaume-Uni ne fait plus partie de l’UE, il est essentiel de suivre les lois, les normes et les directives britanniques pour être en conformité légale et éthique dans divers secteurs d’activité.

Les réglementations au Royaume-Uni sont appliquées par de nombreux organismes gouvernementaux, notamment :

Au Royaume-Uni, plusieurs organismes non gouvernementaux jouent un rôle clé dans le maintien et l’application de la conformité réglementaire :

Les normes encadrant la conformité réglementaire incluent :

  • ISO 9001 – Gestion de la qualité
  • ISO 27001 – Gestion de la sécurité de l’information
  • ISO 14001 – Gestion environnementale
  • BS OHSAS 18001 – Gestion de la santé et de la sécurité au travail
  • ISO 22301 – Gestion de la continuité des activités
  • ISO 20000 – Gestion des services informatiques

Comme au sein de l’UE, de nombreuses lois et réglementations définissent les exigences en matière de conformité réglementaire au Royaume-Uni. Voici quelques exemples de ces exigences dans différents secteurs clés :

Protection et sécurité des données

Santé et sécurité

Financier

Emploi et lieu de travail

les Droits civils

Environnemental

Avantages de la conformité réglementaire

Les organisations bénéficient de divers avantages en respectant les réglementations. Voici plusieurs des avantages souvent liés à la conformité réglementaire en Europe et Royaume-Uni.

Éviter les problèmes juridiques inutiles et coûteux

Les programmes de conformité réglementaire aident les organisations à éviter les complications juridiques chronophages et coûteuses liées à la non-conformité. Les politiques de conformité établissent des structures visant à remplir les obligations organisationnelles.

Amélioration de la productivité opérationnelle, stimulation de l’innovation et réduction des coûts

L’avantage de la gestion de la conformité réside notamment dans l’efficacité opérationnelle. La mise en œuvre de processus et de systèmes robustes et transparents devient essentielle, entraînant des procédures standardisées qui optimisent les opérations, favorisent la productivité et l’innovation, et réduisent les dépenses.

Renforcement de la résilience et de la continuité des activités

Les organisations qui respectent les réglementations sont naturellement plus résilientes face à l’évolution des réglementations, grâce à leurs systèmes préalablement établis pour répondre aux exigences réglementaires. Cette préparation améliorée facilite une meilleure planification des changements à venir, favorisant ainsi une meilleure continuité des activités.

Amélioration de la productivité des employés et réduction du taux de rotation

En favorisant la sécurité et l’équité au travail, la conformité réglementaire a un impact positif sur la satisfaction des employés, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité et une meilleure rétention du personnel.

Amélioration de la santé du marché

Un autre bénéfice de la conformité réglementaire réside dans la suppression des monopoles, qui peuvent entraver la concurrence et conduire à des marchés peu sains. Les réglementations encouragent souvent des pratiques équitables, offrant ainsi à toutes les organisations la possibilité de prospérer et favorisant un environnement propice à l’innovation.

Une plus grande équité et une meilleure sécurité sur le lieu de travail

Certaines exigences de conformité réglementaire visent à éliminer la discrimination et le harcèlement en milieu professionnel. De plus, la conformité impose le respect de normes de sécurité rigoureuses et de protocoles pour prévenir les accidents et réduire les risques pour les individus et les infrastructures. Ainsi, la conformité peut favoriser un environnement de travail qui accroît la satisfaction globale au travail.

Valeur de marque positive

La conformité aux réglementations peut accroître la confiance envers les organisations auprès des employés, des clients et du public. Démontrer cette conformité témoigne d’un engagement envers des normes professionnelles et éthiques élevées, ce qui améliore finalement la réputation de l’entreprise et renforce la confiance des parties prenantes.

Conséquences de la non-conformité

Ne pas respecter les exigences réglementaires expose les organisations à des risques de sanctions, notamment des amendes. La nature précise de ces conséquences dépend des réglementations en question, mais les catégories générales ci-dessous fournissent un aperçu complet des sanctions potentielles en cas de violations.

Conséquences financières

Le non-respect des obligations de conformité peut se traduire par des amendes importantes. Par exemple, au sein de l’Union européenne (UE), le RGPD comporte deux niveaux de sanctions, chacun imposant des obligations financières significatives aux organisations non conformes.

Au Royaume-Uni, le manquement aux réglementations de la Health and Safety Executive (HSE) peut entraîner des amendes financières sévères, souvent de plusieurs dizaines de milliers de livres sterling.

Impact négatif sur les opérations

Les infractions à la conformité peuvent provoquer une baisse de la productivité alors même que les organisations font face à des amendes et à d’autres conséquences associées. Dans les cas graves, les organisations peuvent risquer de perdre des contrats, des licences ou des autorisations.

Par exemple, des réglementations sectorielles telles que le Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) peuvent interdire l’utilisation des réseaux de paiement par carte de crédit pour les entités non conformes. Le non-respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne peut entraîner des amendes substantielles et la résiliation de contrats, provoquant une perturbation opérationnelle importante. Cela peut déclencher un examen réglementaire et même conduire à la suspension de la licence de l’entreprise pour opérer dans l’UE.

Responsabilité légale

Lorsque le non-respect des exigences de conformité réglementaire entraîne des dommages significatifs pour des individus ou une organisation, cela peut avoir des conséquences juridiques. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un exemple concret des importantes responsabilités légales en jeu. Les violations de telles réglementations peuvent même exposer les dirigeants à des peines d’emprisonnement. Comme on peut s’y attendre, les frais juridiques pour se défendre dans de tels cas sont très élevés.

Conséquences sur la réputation

Si les amendes sont effectivement lourdes, le défi le plus redoutable posé par la non-conformité réside dans les dommages infligés aux marques et aux réputations. Lorsque la non-conformité conduit à un incident, notamment lorsqu’elle enfreint la loi, le public réagit souvent avec peu de compréhension. Les organisations risquent alors de perdre des parts de marché et des revenus lorsque la confiance du public est mise à mal.

Le cadre d’une politiques de conformité réglementaire

Une politique de conformité offre un cadre complet pour répondre aux obligations réglementaires, détaillant avec minutie les systèmes, les processus et les procédures essentiels à la mise en œuvre, à la maintenance et au reporting. Cette politique devrait inclure les éléments suivants :

  • Les principes qui guident les décisions et actions de conformité réglementaire
  • Les méthodes, structures, stratégies et tâches nécessaires
  • Les informations sur le moment et le lieu des audits, ainsi que sur leurs auteurs
  • La clarification des ressources et des postes fonctionnels nécessaires pour observer et maintenir la conformité
  • Les exigences en matière de documentation et de communication
  • Les spécifications pertinentes en matière de conformité réglementaire

Éléments d’une politique de conformité réglementaire

Bien que les détails puissent varier selon les organisations, les questions suivantes nécessitent une réflexion lors de l’élaboration d’une politique de conformité réglementaire :

  • Comment la politique de conformité réglementaire sera-t-elle mise en œuvre pour réduire les risques, améliorer la communication et sensibiliser les parties prenantes ?
  • Qui doit comprendre et appliquer la politique, et de quelle manière ?
  • Existe-t-il des exceptions ou des contraintes à l’application de la politique ?
  • Quel est l’impact organisationnel de la conformité ?
  • Comment la répartition des responsabilités en matière de conformité sera-t-elle gérée entre les différentes équipes, telles que les services juridiques, comptables, des ressources humaines et financiers ?
  • Comment la politique encouragera-t-elle la conformité au sein de diverses équipes et localisations ?
  • Quels systèmes seront utilisés pour surveiller, administrer et rendre compte de la conformité réglementaire ?
  • De quelle manière la politique peut-elle contribuer à évaluer la valeur de la conformité, y compris son intégration dans les évaluations de la productivité des membres de l’équipe ?

Pour les organisations, il est essentiel de mettre en œuvre des politiques de conformité réglementaire, car elles permettent une communication transparente avec les employés, les régulateurs et d’autres parties prenantes concernant les méthodes employées. Les individus soumis aux exigences de conformité sont souvent tenus de reconnaître formellement qu’ils ont examiné et compris les politiques.

Postes liés à la conformité réglementaire

Les postes dédiés à la conformité réglementaire occupent une place centrale en aidant les organisations à mettre en œuvre des règles et réglementations strictes et complexes. Malheureusement, ceux qui sont chargés d’assurer la conformité font souvent face à des critiques injustifiées de la part d’autres membres de l’organisation.

Il est crucial que les dirigeants sensibilisent tous les membres de l’organisation au rôle essentiel joué par les individus responsables de maintenir la conformité ; les présenter comme des partenaires collaboratifs permet de les repositionner de manière positive.

À mesure que les exigences en matière de conformité se diversifient, de nombreuses organisations ont créé des postes spécialement dédiés à garantir le respect des règles, tels que :

  • Responsable de la conformité
  • Directeur de la conformité du groupe ou de l’entreprise
  • Agents, analystes et/ou spécialistes de la conformité

Ces postes de gestion couvrent plusieurs domaines, notamment ceux énumérés ci-dessous.

Consultation

Les professionnels occupant des postes dédiés à la conformité réglementaire aident les organisations à respecter les lois et les exigences en fournissant des orientations et des conseils sur les mises à jour essentielles des politiques et des procédures, ainsi que sur les systèmes et les personnes qui les soutiennent. De plus, les membres de l’équipe de conformité utilisent leur expertise pour garantir une résolution rapide des problèmes lorsqu’ils surviennent, tout en offrant des conseils sur la préparation des audits et la soumission de la documentation.

Classification des données

Une tâche essentielle des équipes de conformité consiste à contribuer à la gouvernance des données, en particulier dans le domaine de la classification. En classant précisément les données stockées, on facilite non seulement le respect des exigences en matière de conformité, mais cela accélère et simplifie également le processus d’audit.

Veille

Les équipes de conformité jouent un rôle crucial en permettant aux organisations de se tenir au courant des règles émergentes et évolutives. Avec la constante publication de nouvelles exigences réglementaires, les organisations tirent des avantages significatifs des membres qui se concentrent sur la compréhension de ces règles et prennent des mesures proactives pour mettre en œuvre les mises à jour nécessaires.

Atténuation

Éviter les erreurs de conformité est essentiel pour prévenir les sanctions et les interruptions opérationnelles. Les équipes de conformité élaborent et mettent en œuvre des programmes visant à protéger les organisations des risques liés au non-respect de diverses règles, réduisant ainsi le risque global.

Résolution de problèmes

Une réaction rapide est essentielle en cas de violation des contrôles de conformité, même malgré les efforts soutenus de l’organisation. Une résolution rapide aide à limiter les dommages et peut efficacement atténuer les perturbations, les dommages et les sanctions associées.

Responsabilité

La désignation de postes axés sur la conformité réglementaire attribue une responsabilité à une équipe ou à un individu. Cela leur permet de consacrer le temps nécessaire à l’acquisition d’une compréhension approfondie des règles pertinentes et de leur impact sur l’organisation. Cela implique également d’assister d’autres groupes pour garantir la conformité et de les tenir informés des nouvelles règles ou des révisions apportées aux règles existantes.

Bonnes pratiques en matière de conformité réglementaire

Pour s’assurer de respecter les exigences de conformité réglementaire, les entreprises doivent d’abord évaluer les règles et réglementations qui leur sont applicables, en comprenant bien que ces exigences peuvent être vastes et varier en fonction des lieux où elles opèrent. Voici quelques bonnes pratiques à considérer :

Assigner des responsabilités à des membres de l’équipe pour mettre en œuvre, rapporter et auditer la conformité.

Identifier les mandats pertinents et déterminer les règles applicables en fonction de l’emplacement, du secteur d’activité et des opérations de l’entreprise.

Définir les exigences à travers les règles et réglementations et créer un programme pour les respecter.

Élaborer et mettre à jour régulièrement un code de conduite en matière de conformité pour encourager une culture de la conformité.

Documenter les processus avec des instructions claires pour garantir la conformité à tous les mandats et la préparation des audits.

Surveiller régulièrement les exigences de conformité et effectuer les mises à jour nécessaires.

Organiser une formation et un développement cohérents pour maintenir le personnel et les autres parties prenantes informés des exigences et des actions nécessaires pour rester conforme.

La conformité réglementaire favorise un terrain de jeu équitable

La conformité réglementaire en Europe et Royaume-Uni favorise un terrain de jeu équitable.

À mesure que les exigences réglementaires se multiplient à l’échelle mondiale, des efforts sont déployés pour les standardiser autant que possible. Bien que la conformité soit parfois perçue comme un fardeau, elle contribue au bien-être général de la population.

Les exigences de conformité sont bénéfiques pour les individus, car elles obligent les organisations à respecter des normes minimales acceptables et, dans certains cas, à les améliorer. Cela se traduit par des avantages tels que des produits plus fiables, des réglementations environnementales renforcées et une meilleure protection des données et contre la fraude.

Pour les organisations, la conformité réglementaire en Europe et Royaume-Uni garantit l’application d’un ensemble uniforme de règles pour tous, créant ainsi un environnement concurrentiel où elles peuvent choisir parmi une gamme de solutions et mettre en place des processus qui correspondent le mieux à leurs besoins.

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