Qu’est-ce que la gouvernance des données ?

La gouvernance des données est une méthode essentielle de gestion des données tout au long de leur cycle de vie, de la collecte à l’élimination en passant par l’utilisation, qui permet de soutenir, avantager et protéger l’entreprise en constante évolution. La capacité des entreprises à acquérir de vastes quantités de données disparates les oblige à adopter des principes d’optimisation de l’utilité des données, d’atténuation des menaces et de réduction des coûts associés à ces informations.  Les enjeux associés à une gouvernance efficace des données se font de plus en plus pressants compte tenu de la dépendance à des données de qualité qui caractérise des technologies telles que le Machine Learning et l’intelligence artificielle (IA), ainsi que des transformations numériques qui évoluent à mesure que les entreprises se développent et prennent de l’ampleur.

Quel que soit le secteur d’activité, la gouvernance des données a un impact sur la manière dont les données soutiennent les initiatives stratégiques de l’entreprise, les objectifs organisationnels et les parties prenantes, dans des domaines tels que la sécurité, la conformité, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la finance, les achats, le marketing et les ventes, pour n’en citer que quelques-uns. Mais qu’est-ce que la gouvernance des données exactement ?

Définition de la gouvernance des données

La gouvernance des données est un ensemble d’activités que l’entreprise mène pour s’assurer que les données sont fiables, confidentielles, accessibles et fonctionnelles. Cela comprend les procédures que les entreprises doivent mettre en œuvre, les processus qu’elles doivent autoriser et les technologies qui accompagnent leurs efforts. En matière de données, pour parvenir à une gouvernance efficace, les entreprises doivent établir des politiques et des exigences internes qui définissent comment les données sont collectées, gérées, stockées et éliminées, et mettre en œuvre des mesures visant à évaluer les performances de leur programme de gouvernance des données.

La gouvernance des données identifie les types de données à gérer, ainsi que les personnes, les applications et les technologies qui peuvent accéder à ces données. Ces politiques s’appuient sur de nombreux facteurs externes et internes, notamment les exigences de conformité réglementaire, les normes industrielles, les organismes publics, ainsi que les buts et objectifs organisationnels. Pour mettre en place une gouvernance des données, les entreprises doivent répondre à des questions telles que :

• Quelles sont les données sur lesquelles il est possible d’agir ?
• Qui peut agir sur ces données ?
• Quelles mesures ces entités (employés, tiers, applications, appareils) peuvent-elles prendre ?
• Dans quelles circonstances ces entités peuvent-elles prendre ces mesures sur ces données ?
• Quelles méthodes peuvent être utilisées pour prendre ces mesures ?

Pour assurer l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des données structurées et des données non structurées, tout en garantissant leur qualité, leur disponibilité et leur exploitabilité, il est nécessaire de mettre en place un processus décisionnel efficace au cœur du programme de gouvernance des données de l’entreprise. Qu’il s’agisse de la priorisation des investissements, des indicateurs clés de performance ou de l’attribution des ressources, l’entreprise est amenée à faire de nombreux choix afin de faire bon usage des données et de mener à bien les initiatives commerciales.

Une bonne stratégie de gouvernance des données doit couvrir l’ensemble du cycle de vie des données de l’entreprise et tenir compte de facteurs essentiels tels que le Big Data, la transformation numérique et l’expansion des capacités de veille économique.

La gouvernance des données poursuit également d’autres objectifs, notamment :

• Planifier et gérer des volumes croissants de données
• Faciliter l’accès aux données pour soutenir les flux de travail
• Réduire les silos de données afin d’accroître l’efficacité
• Mettre en œuvre des politiques en ce qui concerne les données provenant de nouvelles sources, telles que les appareils, les interfaces de programmation d’application (API) et l’Internet des objets (IoT)
• Améliorer le processus d’audit tout en rationalisant la conformité

Grâce à une gouvernance robuste des données, l’entreprise tirera parti d’informations de plus en plus précieuses à mesure qu’elle améliorera leur qualité, la sécurité et l’accessibilité des données.

Avantages de la gouvernance des données

La gouvernance des données offre une visibilité centralisée et fiable des données de l’entreprise. La gouvernance des données présente par ailleurs d’autres avantages, par exemple :

• En ce qu’elle produit une source unique de données fiables – autrement dit une même analyse – dans l’ensemble de l’entreprise, elle permet, outre une compréhension partagée des données, d’améliorer leur qualité et de restaurer la confiance que leur portent les utilisateurs
• Elle permet à l’entreprise de prendre des décisions plus judicieuses et d’obtenir de meilleurs résultats, dans des délais plus courts, et les parties prenantes peuvent accéder aux données dont elles ont besoin pour tirer parti d’opportunités commerciales et établir des relations plus solides
• Elle garantit une analytique enrichie des données et ouvre des portes dans le domaine de la veille économique, du Machine Learning, ainsi que pour d’autres initiatives de données avancées
• Elle fait baisser les coûts sous l’effet d’une gestion plus efficace des ressources de données, ce qui permet de minimiser toute perte résultant de conclusions tirées à partir de données erronées ou obsolètes et de supprimer les silos
• Elle améliore la conformité réglementaire, non seulement en ce qu’elle permet d’éviter les sanctions financières et les risques associés en cas de non-conformité, mais aussi en garantissant une meilleure gestion des données, en facilitant les audits et en fournissant des renseignements dynamiques sur les exigences réglementaires émergentes
• Elle atténue les risques cyber en réduisant l’exposition aux utilisateurs non autorisés, aux menaces internes et aux violations de données
• Elle permet à l’entreprise d’acquérir une réputation de bon gestionnaire des données sensibles au sein de son secteur d’activité et parmi les actionnaires, les clients et les fournisseurs

L’entreprise prospère lorsqu’elle dispose de données précises et fiables, et c’est précisément que ce permet une gouvernance efficace des données.

Gouvernance des données dans le cloud

À mesure que l’entreprise poursuit sa migration vers le cloud, des questions se posent quant à la manière dont la gouvernance des données doit évoluer et s’adapter. Les facteurs à prendre en compte sont les suivants :

• Migration des données : la migration elle-même nécessite un processus de gouvernance des données afin de garantir l’efficacité et la sécurité
• Sécurité des données : protéger les données contre l’exposition aux menaces, veiller au respect des obligations en matière de protection des données personnelles et de confidentialité, et offrir des garanties aux parties prenantes
• Visibilité des données : permettre aux parties prenantes d’accéder aux données et de les contrôler dans l’ensemble de l’entreprise en fonction des besoins et à tous les niveaux, de la prise de décisions commerciales stratégiques à la rationalisation des flux de travail
• Prolifération des données : tirer parti de la flexibilité du cloud tout en minimisant l’effet d’un nombre réduit de contrôles dans un environnement décentralisé
• Conformité réglementaire : s’assurer que le fournisseur de cloud se conforme aux normes et exigences juridiques et qu’il soutient l’entreprise en ce qui concerne des spécifications telles que l’endroit où les données doivent se trouver

Pourquoi la gouvernance des données est d’une grande utilité

La gouvernance des données est incontournable pour de nombreuses raisons. Mais au-delà de la nécessaire satisfaction des exigences, la gouvernance des données est utile à l’entreprise en ce qu’elle lui offre :

• Des informations précieuses tirées des données clients pour les services, les renouvellements, les ventes croisées et les ventes incitatives
• Des données de produit qui permettent d’analyser le comportement et l’usage des utilisateurs et d’actualiser ainsi la conception des produits
• Des informations sur les ventes et le marketing qui permettent l’activation et l’optimisation
• Des intégrations qui rationalisent les flux de travail et offrent des gains d’efficacité et des informations utiles sur la manière dont les différentes fonctions interagissent dans l’ensemble de l’entreprise
• Une disponibilité des données en temps réel permettant des réorientations tactiques rapides en cas de besoin
• Un système d’archivage et de suppression des données qui permet le cas échéant d’utiliser au mieux les ressources organisationnelles

Ce que la gouvernance des données n’est pas

Compte tenu du grand nombre de processus, de pratiques et de procédures associés à la gouvernance des données, il est facile de la confondre avec d’autres concepts liés aux données, tels que la confidentialité des données, la qualité des données, le stockage des données, la gérance des données, la gestion des données et la gestion des données de référence.

Gouvernance des données versus confidentialité des données

La confidentialité des données est une composante de la gouvernance des données, mais la gouvernance ne s’y limite pas. La mise en œuvre de processus relatifs à la confidentialité des données dans le cadre du programme de gouvernance permet à l’entreprise d’identifier les données qu’elle possède, l’endroit où elles sont conservées et la manière dont elles sont utilisées.

Gouvernance des données versus qualité des données

La qualité des données indique dans quelle mesure les données sont correctes, complètes et fiables, sur la base des exigences de l’entreprise. La gouvernance des données fait référence à la mise en œuvre de la gestion, du contrôle et de l’élaboration de politiques sur les ressources de données.

Gouvernance des données versus stockage des données

Bien que le stockage des données ne constitue pas une gouvernance des données au sens propre, les entreprises qui font appel à un référentiel central pour le stockage des données et qui mettent en place des mécanismes d’extraction et de gestion de ces données sont sur la voie d’une gouvernance des données efficace.

Gouvernance des données versus gérance des données

La gérance des données (« data stewardship », en anglais) renvoie à l’aspect de la gouvernance des données ayant trait aux procédures, mais pas à la stratégie, aux rôles, aux politiques ou aux processus. La gérance implique l’interprétation et l’exécution des politiques et des processus, par opposition à leur création ou à leur élaboration, et vise à garantir que les données sont exactes et accessibles aux parties concernées. La gouvernance des données permet de confier le rôle de gestionnaire des données aux personnes adéquates.

Gouvernance des données versus gestion des données

La gouvernance des données est la base même de la gestion des données, laquelle décrit l’administration des exigences de l’ensemble du cycle de vie des données pour l’entreprise. La gestion des données met en œuvre des politiques de gouvernance des données visant à recueillir et utiliser les données afin de prendre des décisions commerciales.

Gouvernance des données versus gestion des données de référence

Bien qu’une gestion efficace des données de référence nécessite une bonne gouvernance des données, la gestion des données de référence (MDM, « Master Data Management », en anglais) va plus loin que la gouvernance. Elle met l’accent sur l’identification des entités essentielles de l’entreprise, telles que les fournisseurs, les clients et les produits, ainsi que sur la valorisation de ces données. Le programme de gouvernance des données décrit chaque entité clé et les politiques de données qui lui sont associées.

Outils de gouvernance des données

L’entreprise doit prendre en compte de nombreux facteurs lorsqu’il s’agit de choisir les outils de gouvernance des données qui lui permettront d’adopter la meilleure approche en la matière. Ces différents facteurs comprennent :

• L’évolutivité, qui permet de mettre l’accent sur l’alignement des stratégies et de soutenir les initiatives de gouvernance des données au sein des unités commerciales
• Le Machine Learning et l’intelligence artificielle (IA) qui permettent d’éclairer et d’enrichir les prises de décision, et d’affiner les performances des applications
• Les plates-formes basées sur le cloud qui permettent d’éviter les frais supplémentaires liés aux serveurs « on-premises »
• L’intégration rapide et économique dans les plates-formes existantes avec suivi du pipeline de données
• Les fonctionnalités de détection, de reporting et d’analyse comparative qui permettent de collecter et d’analyser les données organisationnelles
• Les capacités de gestion de la qualité des données permettant la vérification, le nettoyage et l’amélioration
• Les fonctionnalités de contrôle des données pour l’évaluation et la maintenance
• La documentation associée aux données, y compris l’élaboration des métadonnées (source, date, type, étiquettes)
• Les technologies de gérance des données en libre-service dédiées au profilage des données et au contrôle de l’exécution des politiques de gouvernance des données de l’entreprise
• L’automatisation de la rétention, de l’archivage et de la suppression des données afin de gérer les risques et d’améliorer la rentabilité
• Les capacités de gestion du contenu qui permettent de numériser les documents et d’intégrer le contenu pertinent dans les opérations et les systèmes

Objectifs de la gouvernance des données

En matière de gouvernance des données, les objectifs doivent être définis à tous les niveaux de l’entreprise afin que toutes les parties prenantes et tous les collaborateurs comprennent ce qu’ils doivent faire pour les atteindre. Ces objectifs cherchent avant tout à :

• Renforcer la cohérence des données utilisées lors des prises de décision
• Générer davantage de revenus et réduire les coûts
• Établir des bases de référence pour générer des mesures clés et soutenir l’amélioration continue
• Améliorer la sécurité et de la qualité des données grâce à des responsabilités clairement définies
• Offrir plus de clarté aux parties prenantes quant aux stratégies de distribution des données, ainsi que sur la manière dont la propriété des données influe sur leur valeur
• Perfectionner la gestion des métadonnées pour exercer un contrôle sur la collecte et l’utilisation des données
• Réduire les difficultés et les retraitements pour améliorer la planification et l’efficacité des équipes
• Atténuer les risques de non-conformité réglementaire afin d’alléger les sanctions financières et amendes associées

Rôles de la gouvernance des données

Nous l’avons déjà dit, la gouvernance des données implique l’ensemble de l’entreprise. Cependant, comme pour toute initiative, certains rôles sont essentiels pour garantir au mieux l’exécution, le reporting et le perfectionnement du programme de gouvernance des données. Parmi les rôles les plus importants, citons :

• Les responsables de la gouvernance des données de référence : les personnes qui occupent cette fonction supervisent la conception, l’exécution et la maintenance du contrôle et de la gouvernance des données de référence dans l’ensemble de l’entreprise.
• Les gestionnaires de données : également connus sous le nom de « champions des données », les gestionnaires de données veillent à ce que les normes et les politiques afférentes soient respectées au quotidien. Ils font souvent office d’experts reconnus pour les entités et les attributs des données et recommandent des améliorations à apporter aux processus de gouvernance des données.
• Les architectes de solutions et de la gouvernance des données : ces membres de l’équipe dirigent la conception et l’application des solutions.
• Les dépositaires de données : également appelés « opérateurs de données » ou « consignataires de données », ils permettent l’intégration, la maintenance et l’élimination progressive des ressources de données.
• Les propriétaires de données : les propriétaires ou « sponsors » de données sont habilités à prendre et à mettre en œuvre des décisions dans l’ensemble de l’entreprise. Ils sont en fin de compte responsables des données en tant que ressources.
• Les analystes de données : les membres de l’équipe qui occupent cette fonction font appel à l’analytique pour identifier les tendances et fournir des rapports.
• Les stratèges de données : ces membres de l’équipe créent et mettent en œuvre des plans en fonction des tendances détectées par les analyses.
• Les spécialistes de la conformité : les collaborateurs qui exercent ce rôle gèrent la conformité aux normes et réglementations contraignantes.

Afin de gérer les normes et les politiques et de répondre aux questions soulevées, l’entreprise a souvent recours à un comité de gouvernance des données englobant tout ou partie de ces rôles.

Cadres de gouvernance des données

Les données constituent des ressources numériques qui déterminent le succès de l’entreprise, mais sans un cadre de gouvernance des données adéquat, elles ne peuvent pas être utilisées à bon escient. Le cadre de gouvernance des données doit soutenir l’entreprise et ses stratégies, buts et objectifs, ainsi que les programmes de conformité et les protocoles de l’industrie.

Le cadre de gouvernance des données devrait également contrôler les normes de données, spécifier les rôles et responsabilités essentiels, et établir les résultats attendus pour toutes les fonctions. Le meilleur modèle opérationnel permettra d’intégrer ce cadre de manière transparente dans les activités commerciales quotidiennes.

Le cadre de gouvernance des données doit comprendre :

• Un modèle de données qui définit le flux de données : entrées, besoins en stockage et sorties
• Les lignes directrices, politiques, stratégies, pratiques, méthodes et procédures applicables au modèle de données
• La structure organisationnelle et les responsabilités
• Une description complète des données pertinentes et des résultats attendus une fois le cadre de gouvernance des données mis en place
• Un processus de catégorisation et de distribution des données avec des canaux définis, en particulier pour les données sensibles
• Un plan de mesure et de reporting avec des indicateurs ou des métriques qui génèrent des informations utiles permettant d’affiner le cadre de gouvernance des données

Bonnes pratiques en matière de gouvernance des données

Ces bonnes pratiques visent notamment à :

• Développer une analyse de rentabilité pour la gouvernance des données, laquelle peut être partagée afin de susciter l’adhésion au programme. Expliquer les besoins – y compris sur le plan de la conformité réglementaire-, les avantages et les ressources nécessaires, ainsi que les risques et les coûts potentiels associés à l’échec de la mise en œuvre du programme.
• Choisir un sponsor exécutif chargé de promouvoir le programme de gouvernance des données et de le maintenir sur la bonne voie. Ce sponsor aura également pour tâche de démontrer le bien-fondé de l’approche privilégiée du programme, de gérer les responsabilités des membres de l’équipe et de répondre aux questions de procédure.
• Éviter de considérer la gouvernance des données comme un projet alors qu’il s’agit en réalité d’une pratique en constante évolution qui nécessite un sponsor exécutif et des ressources permanentes pour s’adapter à l’évolution rapide des conditions du marché et des réglementations.
• Comme pour toute initiative, établir des bases de référence, fixer des objectifs spécifiques, mesurables et réalisables, communiquer les rapports aux parties prenantes concernées et s’efforcer d’apporter des améliorations itératives et permanentes.
• Veiller à ce que la documentation contienne une terminologie normalisée et diffuser ces définitions dans l’ensemble de l’entreprise, afin que chacun puisse maîtriser et utiliser le même vocabulaire relatif à la gouvernance des données.
• Maintenir le dialogue, non seulement avec les membres de l’équipe interne, mais aussi avec les partenaires, les prestataires tiers, les fournisseurs et les clients. Les parties prenantes sont plus enclines à se conformer aux exigences de la gouvernance des données lorsqu’elles comprennent et apprécient le programme et qu’elles disposent d’une ressource en mesure de répondre à leurs questions.

La gouvernance des données accélère la croissance de l’entreprise

L’entreprise possède des quantités considérables de données sur les clients, les fournisseurs, les collaborateurs, les prestataires tiers, les sous-traitants, etc. L’importance de ces informations est tout aussi considérable lorsqu’elles sont utilisées pour améliorer la connaissance de l’entreprise, de son secteur d’activité et de son marché, ainsi que de ses clients et prospects. Tout en garantissant la qualité, la fiabilité, l’accès, la confidentialité et la sécurité des données, la gouvernance des données offre à l’entreprise cet avantage déterminant.

En alignant les données sur leur objectif spécifique, l’entreprise acquiert une plus grande confiance dans la qualité de ses décisions. Pouvoir se fier à ses données tout en respectant les exigences de conformité réglementaire et en minimisant les risques liés aux données représente un atout considérable pour toute entreprise, à plus forte raison dans un secteur où bon nombre de ses concurrents mettent tout en œuvre pour parvenir à ce résultat.

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