Pratiquement toutes les entreprises sont soumises à des exigences de conformité. Les audits de conformité permettent de valider le respect par les entreprises des normes, règles et réglementations applicables. Ils permettent également d’identifier les lacunes susceptibles d’entraîner des violations de la conformité.
Bien que les audits de conformité soient adaptés aux différentes réglementations, les grandes lignes s’appliquent à la plupart des entreprises. Cet article permet non seulement de comprendre ce qu’est et ce que n’est pas un audit de conformité, mais aussi de passer en revue le paysage des audits de conformité en termes de types et de procédures. Des références sommaires sont faites à des règlements spécifiques et comprennent des liens vers d’autres articles qui fournissent des informations plus approfondies.
Qu’est-ce qu’un audit de conformité ?
Un audit de conformité est une évaluation qui vérifie si une entreprise respecte les normes, règles et réglementations qui s’appliquent à son secteur. Ces audits jouent un rôle essentiel pour garantir que les entreprises maintiennent des pratiques responsables et transparentes. Ils permettent également d’identifier les failles susceptibles de provoquer des violations, tout en favorisant une meilleure gouvernance interne.
Considéré comme un pilier de la conformité, l’audit encourage la responsabilité, la transparence et la détection proactive des irrégularités. En suivant des lignes directrices précises, il aide à évaluer les performances de l’organisation face aux exigences réglementaires. Par ailleurs, avant un audit formel, les entreprises procèdent souvent à un audit interne pour corriger les lacunes identifiées et maximiser les chances de conformité.
Les résultats de l’audit, consignés dans des rapports détaillés, couvrent plusieurs domaines, comme les politiques de sécurité, les contrôles d’accès ou encore la gestion des risques. Ces audits sont réalisés par des auditeurs indépendants, qui assurent des évaluations objectives en suivant des cadres spécifiques.
Cependant, il est important de noter qu’un audit de conformité ne remplace pas un système de surveillance continue. Alors que ce dernier détecte les problèmes en temps réel, l’audit offre une analyse ponctuelle de la conformité.
Audits de conformité pour le secteur public
Les audits de conformité jouent également un rôle crucial dans le secteur public. Un document clé, la Déclaration de Lima (adoptée en 1977), établit les principes fondamentaux pour garantir l’objectivité et l’indépendance des audits publics.
Les Nations unies soulignent l’importance de ces principes pour promouvoir l’efficacité, la transparence et la responsabilité dans l’administration publique. Ces audits assurent que les fonds publics sont utilisés efficacement et conformément aux réglementations en vigueur.
Objectifs d’un audit de conformité
Les objectifs des audits peuvent varier selon le secteur ou le type d’évaluation. Toutefois, les principaux objectifs incluent :
- Évaluer l’efficacité des contrôles internes : Cela garantit une gestion efficace des processus critiques.
- Éviter les amendes et sanctions : Une conformité réglementaire stricte protège l’entreprise contre des pénalités coûteuses.
- Fournir une évaluation précise de la conformité : Les audits mesurent la conformité par rapport aux normes établies.
- Identifier les lacunes : Les audits permettent de repérer les problèmes et de recommander des actions correctives.
- Assurer une conformité continue : Ils vérifient que les réglementations sont respectées à long terme.
Audits internes et audits de conformité
Audit interne | Audit de conformité |
|---|---|
– Réalisé par des collaborateurs internes ou des intervenants externes mandatés par l’entreprise | – Se concentre sur le respect des codes, des normes et des règlements établis par les entreprises, les organismes de normalisation et les gouvernements |
Il convient de souligner les points communs entre un audit interne et un audit de conformité :
- Afin de garantir le recul et l’impartialité necessaires, quel que soit le type d’audit, l’auditeur et l’équipe d’audit ne doivent pas être directement impliqués dans le domaine contrôlé.
- Les audits internes et les audits de conformité identifient tous deux les déficiences et proposent des recommendations pour y remédier.
Types d’audits de conformité
Voici quelques exemples de normes, de règles, de lignes directrices et de lois qui nécessitent des audits internes et des audits de conformité.
Loi américaine CAN-SPAM (« Contrôle de la pornographie et du marketing non sollicités »)
Loi fédérale américaine mise en œuvre par la Commission fédérale du commerce (FTC) qui fixe des règles pour le courrier électronique commercial. Comme le RGPD européen, cette loi définit les exigences relatives au contenu des messages et au droit des destinataires de refuser les courriers électroniques ultérieurs.
Les Centres pour les services américains Medicare et Medicaid (CMS) (anciennement Administration du financement des soins de santé)
Partie intégrante du département américain de la santé et des services sociaux (HHS), le CMS supervise le financement des services Medicare et Medicaid et applique les réglementations avec des audits de conformité qui vérifient que les fonds sont utilisés et suivis correctement.
L’Agence américaine de protection de l’environnement (EPA)
L’EPA collabore avec les autorités des États et d’autres autorités fédérales pour garantir le respect des lois environnementales, telles que la Clean Water Act(CWA), la Clean Air Act (CAA) et le Toxic Substances Act (TSCA). Les audits de conformité qui contribuent à l’application de ces lois comprennent des inspections et des tests sur le terrain.
L’Autorité de régulation des marchés financiers américains (FINRA)
Bien que la FINRA ne soit pas une organisation gouvernementale, elle travaille en étroite collaboration avec la Securities and Exchange Commission (SEC) pour faire respecter un certain nombre de règles, notamment celles relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent (AML) et à la gouvernance de la cybersécurité. La FINRA est autorisée à mener des audits de conformité annuels qui examinent des domaines tels que les licences, les publicités et les opérations quotidiennes.
La loi fédérale américaine sur la modernisation de la sécurité de l’information (FISMA)
La conformité à la loi FISMA est requise pour toute agence fédérale, agence gouvernementale d’état ou affiliée sous contrat qui interagit avec les systèmes fédéraux américains. Elle évalue la conformité aux normes de sécurité qui protègent les informations sensibles.
Le règlement général sur la protection des données (RGPD)
Un audit de conformité RGPD évalue la conformité des entreprises aux règles énoncées dans la loi européenne pour régir et protéger les données et la vie privée des individus, y compris la façon dont les données personnelles sont collectées, consultées, traitées et conservées.
La loi américaine sur la portabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA)
Les établissements de santé américains doivent se soumettre à des audits de conformité HIPPA pour confirmer que les informations de santé protégées (PHI), y compris les dossiers médicaux électroniques, les documents physiques et les procédures, sont suffisamment protégées contre tout accès non autorisé ou utilisation non conforme.
La direction des ressources humaines (DRH)
Les audits de conformité des ressources humaines sont réalisés à des fins d’analyse comparative interne et de respect des règles et réglementations externes. Les domaines pris en compte lors d’un audit de conformité des ressources humaines comprennent le respect des lois et réglementations communautaires, nationales et locales en matière d’emploi dans divers domaines, tels que les travailleurs non exemptés, les dossiers personnels inadéquats et la rémunération.
L’agence fédérale américaine collectant les impôts et les taxes (IRS)
L’IRS effectue des audits de conformité pour s’assurer que les entreprises et les entités à but non lucratif respectent les règles et paient les impôts appropriés dans le respect des délais impartis.
La loi sur la santé et la sécurité des travailleurs américains (OSHA)
Les audits de conformité de l’OSHA permettent de vérifier si les entreprises respectent les normes de santé et de sécurité requises pour protéger tous les travailleurs sur leur lieu de travail (bureaux, usines, chantiers de construction, etc…).
La Norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS)
La conformité à la norme PCI DSS est assurée par un organisme de normalisation du secteur financier plutôt que par une agence gouvernementale. Le Conseil PCI est composé de poids lourds du secteur financier mondial (American Express, Discover, JCB International, MasterCard et Visa).
Les impôts locaux et d’État américains (SALT)
Aux Etats-Unis, les auditeurs des États et des collectivités locales effectuent des audits SALT pour confirmer que les entreprises et les particuliers ont payé le montant correct des impôts locaux et d’État, tels que l’impôt sur le revenu et la taxe sur les ventes.
La Loi Sarbanes-Oxley (SOX)
Un audit de conformité à la loi SOX se concentre sur les documents financiers et les contrôles opérationnels et tient les dirigeants responsables des déclarations faites dans les états financiers de leur entreprise.
La conformité sociale
Un audit de conformité sociale évalue l’ensemble des opérations et des codes de conduite d’une organisation, ainsi que ses performances en matière de responsabilité sociale.
La conformité en matière de développement durable
Un audit de conformité en matière de développement durable examine les efforts déployés par une entreprise pour mettre en œuvre des pratiques et des procédures visant à soutenir des activités durables.
La procédure d’audit de conformité
Tous les types d’audits de conformité sont richement documentés et reposent sur une communication claire et un contrôle de qualité précis.
Quel que soit le type d’audit requis, certaines procédures de base s’appliquent et les auditeurs se doivent d’être indépendants et d’avoir un accès complet à tous les documents pertinents.
Les variables dépendent du type d’audit de conformité, notamment les domaines ciblés, les services concernés et les exigences en matière de reporting.
1. Planification d’un audit de conformité
Une préparation minutieuse est essentielle pour garantir l’efficacité de l’audit. Voici les étapes clés :
- Prévenir les parties prenantes.
- Définir les objectifs et le périmètre.
- Déterminer l’emplacement des éléments critiques.
- Établir des critères clés pour l’audit de conformité.
- Identifier en amont les problèmes potentiels susceptibles d’être rencontrés.
- Identifier les domaines cruciaux à couvrir.
2. Collecte d’éléments probants
Les auditeurs examinent les preuves fournies pour évaluer la conformité. Cela inclut :
- Mener et enregistrer des entretiens formels, si nécessaire, dans le cadre de la collecte d’éléments probants.
- Inspecter les infrastructures et les espaces de travail, en observant les employés si nécessaire.
- Répondre aux critères quantitatifs et qualitatifs des éléments probants nécessaires pour expliquer les résultats de l’audit.
- Obtenir des éléments probants pertinents et raisonnables en rapport avec les domaines couverts par l’audit.
- Utiliser un inventaire de contrôle pour l’audit de conformité afin de s’assurer que tous les éléments pertinents ont été recueillis.
3. Evaluation des éléments probants et formulation des conclusions
Les auditeurs analysent les preuves pour déterminer si l’entreprise respecte les normes. Les lacunes sont identifiées et des recommandations sont formulées.
4. Rapport final
Un audit de conformité se termine par la communication des résultats par le biais d’un rapport. Si l’entreprise est jugée conforme aux critères d’audit, les éléments probants doivent être référencés et inclus dans le rapport final.
Si une organisation n’est pas conforme dans un domaine quelconque, le rapport doit préciser la nature et l’étendue, la cause, l’importance relative et les conséquences de la non-conformité. Le rapport d’audit de conformité doit également indiquer si les problèmes sont isolés ou au contraire systémiques.
Les éléments à prendre en considération pour l’élaboration d’un rapport d’audit de conformité sont les suivants :
- Fournir des informations détaillées sur les mesures correctives prises pour assurer la conformité
- Organiser les éléments probants inclus dans le rapport afin d’en faciliter l’accès
- Étayer les conclusions de l’auditeur par des éléments probants
- Fournir une trace complète des procédures d’audit mises en œuvre
- Expliquer les raisons des conclusions, en fournissant suffisamment d’informations pour permettre à un auditeur expérimenté n’ayant aucun lien avec l’audit de comprendre les constatations
- Attribuer la responsabilité des personnes responsables des déficiences ayant conduit à la non-conformité et leur niveau d’implication
- Prouver que l’audit de conformité a été réalisé conformément aux normes applicables et qu’il a couvert les critères correspondant au type d’audit
Avantages d’un audit de conformité
Bien qu’un audit de conformité puisse être chronophage et onéreux, il fournira à l’entreprise des informations précieuses et permettra :
La réduction des risques : L’audit aide à éviter des violations coûteuses.
L’amélioration de la sécurité : Les lacunes en matière de sécurité sont identifiées et corrigées.
Une crédibilité accrue : Les audits renforcent la confiance des partenaires et des clients.
L’optimisation des processus : Ils permettent de rationaliser les opérations internes.
La conformité réglementaire : Ils assurent le respect des lois et des normes en vigueur.
