Was ist Compliance-Management?

Compliance-Management ist ein Oberbegriff für alle Tools, Systeme, Softwares, Personen & Abläufe, die zur Einhaltung von Regeln und Governance-Richtlinien eingesetzt werden, um die Compliance sicherzustellen. Bei einem effektiven Compliance-Management ist diese Funktion in alle Abteilungen eines Unternehmens integriert. Neben der Sicherstellung der Einhaltung von Regeln erkennt Compliance-Management-Risiken oder potenzielle Probleme, damit proaktive Maßnahmen zur Risikominderung ergriffen werden können.

Compliance-Management basiert auf Audits (internen und externen), Technologie, Berichten und Dokumentation sowie Sicherheitskontrollen, die Compliance-Verstöße verhindern. Darüber hinaus sind für das Compliance-Management interne oder externe Experten erforderlich, die festlegen, welche Gesetze, Vorschriften und Richtlinien vom Unternehmen eingehalten werden müssen.

Compliance-Management setzt externe Vorschriften und Gesetze durch, die von Regierungen und Branchenverbänden festgelegt werden. Außerdem stellt sie die Einhaltung interner Governance-Richtlinien und Satzungen von Unternehmen sicher. Durch die garantierte Einhaltung von Vorschriften vermeiden Unternehmen Bußgelder, Schwierigkeiten bei der Wiederherstellung nach Angriffen und Rufschädigungen.

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Ehemaliger U.S. Deputy Attorney, General Paul McNulty

Was sind die Aufgaben des Compliance-Managements?

Compliance-Management übernimmt viele unerlässliche Aufgaben zur Einhaltung von gesetzlichen Standards sowie internen Richtlinien und Verfahren. Nachfolgend finden Sie die Hauptaufgaben des Compliance-Managements.

Beratung: Compliance Manager oder Compliance-Management-Teams sind Berater der Geschäftsleitung und der operativen Teams. Sie informieren diese darüber, wie sich regulatorische Änderungen auf das Unternehmen auswirken werden. Zudem empfehlen sie Anpassungen der operativen Abläufe oder der Strategie, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

Entwicklung von Compliance-Richtlinien und -Programmen: Die Entwicklung und Anpassung interner Richtlinien und Verfahren, die den regulatorischen Anforderungen entsprechen, sind Kernfunktionen des Compliance-Managements. Es müssen umfassende Richtlinien und Programme entwickelt werden, um den spezifischen regulatorischen Anforderungen und internen Standards eines Unternehmens gerecht zu werden.

Vorfallsmanagement und Reaktion: Die Identifizierung von Compliance-Problemen, die Untersuchung von Datenschutzverletzungen und die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen sind wichtige Aufgaben des Compliance-Managements. Dazu gehört auch die Entwicklung eines Reaktionsplans für potenzielle Compliance-Verstöße, um Risiken zu minimieren und zukünftige Vorfälle zu verhindern.

Monitoring und Durchsetzung: Compliance-Management bedeutet, interne Abläufe regelmäßig zu überprüfen, damit sie den gesetzlichen Standards entsprechen. Dazu zählen kontinuierliches Monitoring und umfassende Prüfungen, um mögliche Compliance-Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Kenntnis der Vorschriften: Um die Vorschriften einzuhalten, ist es notwendig, sowohl bestehende als auch neue Vorschriften zu kennen und immer über Änderungen informiert zu sein. Dies erfordert das Monitoring der regulatorischen Entwicklungen, die sich auf die Branche des Unternehmens auswirken, und die entsprechende Anpassung der Compliance-Strategien.

Reporting und Dokumentation: Compliance-Management ist dafür verantwortlich, Unterlagen über Compliance-Aktivitäten, Prüfungen, Schulungen und Vorfälle zusammenzustellen und die erforderlichen Berichte rechtzeitig an die Aufsichtsbehörden zu übermitteln, um das Engagement des Unternehmens für Compliance und Transparenz zu demonstrieren.

Risikobewertung: Risikobewertungen zur Einhaltung von Vorschriften beinhalten die Identifizierung und Bewertung von Non-Compliance-Risiken. Dazu zählen mögliche Strafen, Rufschädigung und Betriebsunterbrechungen, die durch Regelverstöße entstehen könnten.

Kommunikation mit Stakeholdern: Eine weitere Aufgabe des Compliance-Managements ist die Kommunikation mit externen Stakeholdern, wie Aufsichtsbehörden und Branchengruppen, um Compliance-Erwartungen zu verstehen und die Unternehmensinteressen zu vertreten. Ebenso wichtig ist der Austausch mit internen Interessengruppen, darunter Mitarbeiter und Management, über die Compliance-Richtlinien und relevante Themen.

Nutzung von Technologie: Compliance-Management umfasst oft die Implementierung und Verwaltung von Compliance-bezogenen Technologielösungen zur Unterstützung der Compliance-Maßnahmen. Dazu gehören Systeme für das Dokumentenmanagement, Risikobewertung, Monitoring und Reporting.

Schulung und Weiterbildung: Um die Einhaltung von Vorschriften effektiv durchsetzen zu können, müssen alle Mitarbeiter geschult und fortlaufend weitergebildet werden, damit sie die Bedeutung dieser Vorschriften und ihre Rollen bei der Erfüllung der Anforderungen verstehen.

Was sind die wichtigsten Elemente des Compliance-Managements?

Kommunikation: Compliance-Management erleichtert die offene Kommunikation zwischen Mitarbeitern, Führungsebene und Compliance-Beauftragten und unterstützt bei Bedarf die Kommunikation mit externen Stakeholdern, einschließlich Aufsichtsbehörden.

Unternehmensführung und Aufsicht: Unternehmensführung und Aufsicht im Compliance-Management erfordern das Engagement von Geschäftsleitung und Vorstand. Sie müssen nicht nur ein effektives Compliance-Programm erstellen und implementieren, sondern auch dessen Umsetzung überwachen. So stellen sie sicher, dass das Unternehmen auf allen Ebenen engagiert ist und die notwendigen Ressourcen für Compliance-Aktivitäten bereitstehen.

Unabhängige Compliance-Prüfung: Eine unabhängige Compliance-Prüfung bewertet den Gesamtzustand des Compliance-Managementsystems, indem sie dessen Wirksamkeit analysiert und Verbesserungsbedarf aufzeigt. Dadurch erhalten Management und Vorstand die Sicherheit, dass Compliance-Risiken angemessen gehandhabt werden.

Ermittlung und Lösung von Problemen: Ein Compliance-Management-System enthält Mechanismen, um Compliance-Probleme frühzeitig zu erkennen und wirksam zu beheben. Dazu gehören Meldewege für Verstöße, Untersuchungen sowie Anpassungen von Richtlinien und Praktiken, um zukünftige Probleme zu verhindern.

Monitoring, Prüfung und Reporting: Regelmäßiges Monitoring und Prüfungen erleichtern die fortlaufende Bewertung von Compliance-Management-Systemen. Dazu zählen die Überprüfung von Vorgängen und Transaktionen zur Identifikation potenzieller Non-Compliance sowie die Einleitung von Korrekturmaßnahmen. Ebenso wichtig sind Mechanismen zur Meldung von Compliance-Problemen.

Richtlinien und Verfahren: Klare und detaillierte Richtlinien sowie Verfahren bilden das Herzstück eines effektiven Compliance-Managements. Sie definieren das erwartete Verhalten und die Abläufe zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Als Nachschlagewerk helfen sie Mitarbeitern, ihre Compliance-Aufgaben zu verstehen, während das Management die Maßnahmen des Unternehmens überwachen kann.

Risikobewertung: Die Identifizierung und Bewertung von Compliance-Risiken stehen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit, der Marktpräsenz und dem regulatorischen Umfeld eines Unternehmens. Sie ermöglichen es, Ressourcen gezielt für die Mängelbeseitigung einzusetzen.

Schulung und Weiterbildung: Effektive Compliance-Management-Systeme beinhalten fortlaufende Schulungsprogramme für Mitarbeiter. So stellen sie sicher, dass diese die Compliance-Anforderungen kennen und ihre Aufgaben richtlinienkonform ausführen können. Ein solides Schulungsprogramm hilft zudem, eine starke Compliance-Kultur im gesamten Unternehmen zu etablieren.

Was ist ein Compliance-Management-System?

Ein Compliance-Management-System umfasst Richtlinien, Verfahren, Praktiken, Abläufe und Kontrollen. Diese werden von einem Unternehmen eingeführt, um sicherzustellen, dass alle regulatorischen Standards, gesetzlichen Anforderungen und internen Richtlinien eingehalten werden. Es dient als Rahmenwerk, das Unternehmen bei der Erfüllung ihrer Compliance-Verpflichtungen unterstützt. So hilft es, Regelverstöße zu verhindern und aufzudecken. Dadurch sinkt das Risiko für rechtliche oder behördliche Sanktionen, finanzielle Verluste und Rufschädigung. Ein gut durchdachtes Compliance-Management-System ist in die betrieblichen Abläufe integriert. Es bietet Orientierungshilfen für die Entscheidungsfindung und das Risikomanagements.

Zu den wichtigsten Komponenten eines Compliance-Management-Systems gehören:

• Prüfung, Monitoring und Reporting für Aufsichtsbehörden und interne Kontrollen
• Fortlaufende Verbesserungen basierend auf Änderungen der Vorschriften, operativen Abläufe und der Ergebnisse des Compliance-Monitorings
• Problemmanagement und Korrekturmaßnahmen bei festgestellten Compliance-Problemen
• Überwachung, um sicherzustellen, dass das Compliance-Management-System ordnungsgemäß funktioniert und die Anforderungen erfüllt werden
• Richtlinien und Verfahren, die detailliert beschreiben, wie ein Unternehmen seine Geschäftstätigkeit ausüben möchte, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, einschließlich spezifischer Praktiken, Rollen und Zuständigkeiten
• Risikobewertung zur Identifizierung, Bewertung und Priorisierung von Compliance-bezogenen Risiken
• Schulung und Weiterbildung für Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass sie ihre Compliance-Aufgaben und die dafür geltenden rechtlichen und behördlichen Anforderungen verstehen

Zu den Vorteilen eines Compliance-Management-Systems gehören:

• Vermeidung von Strafen aufgrund von Non-Compliance
• Einbindung von Mitarbeitern
• Verbesserung des Rufs
• Operative Konsistenz und Effizienz
• Risikominderung
• Strategische Entscheidungsfindung

Verwaltung der Compliance

Effektives Compliance-Management basiert auf fünf Schlüsselfunktionen:

1. Planung: Erstellen Sie eine Strategie zur Umsetzung des Compliance-Managements und aktualisieren Sie diese regelmäßig.
2. Beurteilung: Ermitteln Sie Bereiche, die nicht regelkonform sind oder Gefahr laufen, Vorschriften zu missachten.
3. Priorisierung: Stufen Sie Compliance-Probleme nach Aufwand, Auswirkung und Schweregrad ein.
4. Beseitigung: Ergreifen Sie Maßnahmen, um Bereiche, in denen die Vorschriften nicht eingehalten werden, so schnell wie möglich zu beseitigen.
5. Reporting: Dokumentieren Sie, welche Änderungen vorgenommen wurden, welche Ergebnisse erzielt wurden und welche Erkenntnisse gewonnen wurden.

Darüber hinaus ist es unerlässlich, Best Practices für das Compliance-Management zu befolgen und die richtigen Tools zu nutzen.

Herausforderungen beim Compliance-Management

Die Bedeutung des Compliance-Managements steht außer Frage – das bedeutet aber nicht, dass eine Umsetzung immer einfach ist. Zu den häufigsten Schwierigkeiten gehören:

• Sich schnell entwickelnde Compliance-Vorschriften
• Verteilte Umgebungen, die überwacht werden müssen
• Die Komplexität der konsequenten Durchsetzung von Compliance-Management-Programmen in einem Unternehmen
• Erstellung von Benchmarks und Nachverfolgung von Compliance-Management-Daten
• Monitoring von Dritt- und Viertparteien und Lieferanten

Was bedeutet Monitoring im Compliance-Management?

Im Compliance-Management bezeichnet „Monitoring“ den fortlaufenden Prozess der Bewertung und Überprüfung betrieblicher Abläufe, Praktiken und Transaktionen. Dadurch wird sichergestellt, dass sie den geltenden gesetzlichen, behördlichen und internen Standards entsprechen. Zu den Hauptzielen des Compliance-Monitorings gehören:

Erkennen von Compliance-Risiken Durch das fortlaufende Monitoring von operativen Abläufen können Unternehmen potenzielle Compliance-Risiken proaktiv erkennen und vorbeugende Maßnahmen bzw. Abhilfemaßnahmen ergreifen.

Mehr Transparenz und Verantwortung: Ein Programm zum Compliance-Monitoring demonstriert die Transparenz und Verantwortung in den Abläufen eines Unternehmens, was das Vertrauen der Stakeholder (z. B. Mitarbeiter, Kunden und Aufsichtsbehörden) erhöht.

Gewährleistung der operativen Integrität: Compliance-Monitoring trägt dazu bei, dass organisatorische Abläufe und Aktivitäten interne Richtlinien und externe regulatorische Anforderungen einhalten, um die Integrität der Betriebsabläufe zu wahren.

Kontinuierliche Verbesserung: Compliance-Monitoring fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem sie Informationen bereitstellt, die zur Verfeinerung von Compliance-Strategien und -Praktiken erforderlich sind.

Verbesserung von Richtlinien und Kontrollen: Durch kontinuierliches Compliance-Monitoring können Unternehmen die Effektivität ihrer bestehenden Compliance-Richtlinien und -Verfahren bewerten und Anpassungen und Verbesserungen vornehmen.

Informierte Entscheidungsfindung: Compliance-Monitoring liefert Informationen über Compliance-Aktivitäten und ihre Performance, um die strategische Entscheidungsfindung zu unterstützen.

Best Practices für das Compliance-Management

Die Einhaltung von Best Practices ist entscheidend für die Implementierung und Aufrechterhaltung eines erfolgreichen Compliance-Managements. Viele Unternehmen unterschiedlicher Größe und aus verschiedenen Branchen haben diese Empfehlungen bereits befolgt. Nicht alle Best Practices sind für jedes Unternehmen gleichermaßen anwendbar. Dennoch bieten sie einen Überblick darüber, was erforderlich ist, um ein effektives Compliance-Management zu gewährleisten.

• Geschäftsabläufe auf Compliance abstimmen.
• Verfolgen Sie beim Compliance-Management einen risikobasierten Ansatz.
• Führen Sie eine Top-Down-Initiative mit aktiver Beteiligung der Führungskräfte im Compliance-Management-Team ein.
• Verwenden Sie Tools, um über Änderungen von Gesetze und Vorschriften auf dem Laufenden zu bleiben.
• Führen Sie regelmäßig Risikobewertungen durch.
• Erstellen und implementieren Sie Unternehmensrichtlinien und -verfahren, die die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten, und überprüfen Sie diese Abläufe und Verfahren regelmäßig.
• Teilen Sie den Compliance-Management-Plan und bieten Sie umfassende Schulungen an.

Was sind die sechs Schritte zur Aufrechterhaltung der Compliance?

1. Das regulatorische Umfeld kennen und verstehen. Der erste Schritt des Compliance-Managements ist es, alle geltenden rechtlichen und regulatorischen Anforderungen zu ermitteln und zu verstehen. Dazu gehören branchenspezifische Vorschriften sowie allgemeine Wirtschafts- und Arbeitsgesetze.
2. Unterstützung der Führungsebene sichern. Stellen Sie sicher, dass die Führungsetage des Unternehmens das Compliance-Programm unterstützt. Das bedeutet, dass Führungskräfte die Compliance-Bemühungen aktiv unterstützen und ihr Engagement durch ihre Handlungen und Kommunikation unter Beweis stellen.
3. Ein umfassendes Compliance-Management-Programm ausarbeiten. Erstellen Sie ein formelles Compliance-Programm, das die Compliance-Richtlinien, -Verfahren und -Kontrollen des Unternehmens darlegt. Das Programm sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten, Risikomanagementstrategien, Schulungsprogramme, Monitoring- und Prüfungsmechanismen sowie Verfahren für Reporting und die Behandlung von Non-Compliance enthalten. Es sollte auch die erwarteten Verhaltensweisen, Betriebsstandards und die Folgen von Non-Compliance definieren. Die Dokumentation des Compliance-Management-Programms sollte für alle Mitarbeiter zugänglich und verständlich sein.
4. Weisen Sie Aufgaben zu. Bestimmen Sie einen Compliance-Manager oder ein Team, das das Programm überwacht. Zu den Aufgaben dieser Funktion gehören das Monitoring der Compliance-Maßnahmen, das Reporting an die Geschäftsleitung und die Information über Änderungen der Vorschriften. Stellen Sie sicher, dass die Compliance-Management-Aufgaben im gesamten Unternehmen klar definiert sind.
5. Mitarbeiter schulen und weiterbilden. Führen Sie regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter durch, um sie über Compliance-Anforderungen, Unternehmensrichtlinien und ihre Verantwortlichkeiten zu informieren. Bieten Sie spezielle Schulungen für Mitarbeiter in Positionen mit besonderen regulatorischen Verpflichtungen oder Risiken an. Compliance-Management-Schulungen sollten fortlaufend durchgeführt werden, um die Mitarbeiter über alle Änderungen von Richtlinien oder Vorschriften zu informieren.
6. Überwachen und prüfen Sie die Compliance. Führen Sie regelmäßig Risikobewertungen durch, um die Wirksamkeit der Compliance-Maßnahmen zu bewerten, verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln und Betriebsabläufe mit potenzieller Non-Compliance und Schwachstellen aufzudecken. Nutzen Sie die Ergebnisse, um Prioritäten zu setzen und Ressourcen den Bereichen mit dem höchsten Risiko zuzuweisen. Interne Audits sollten durch externe Prüfungen ergänzt werden, um objektive Bewertungen der Compliance-Maßnahmen zu erhalten.

Compliance-Management-Tools

Die meisten Compliance-Management-Tools sind Teil eines Systems mit verschiedenen Komponenten und Abläufen. Diese unterstützen die Stakeholder, darunter Führungsteams, Manager, Mitarbeiter, Compliance-Beauftragte und -Manager sowie Prüfer. Ein Compliance-Management-System ermöglicht zudem die Optimierung wichtiger Prozesse, darunter:

• Besprechung der Ergebnisse einer Prüfung
• Bewertung und Reaktion auf Vorfälle
• Erstellung und Durchführung von Schulungen
• Sicherstellung, dass bei Verstößen Korrekturmaßnahmen ergriffen werden
• Information über Änderungen relevanter Gesetze, Vorschriften und Richtlinien

Ein Compliance-Management-System kann auch verwendet werden, um:

• Compliance-bezogene Aufgaben und Arbeitsabläufe zu automatisieren
• Berichte für Prüfer zu erstellen
• Richtlinien und Verfahren auf geltende Gesetzen und behördliche Anforderungen abzustimmen
• Risikomanagementprogramme zu unterstützen
• Eine sichere, zentralisierte Speicherung wichtiger Informationen und Dokumente zu ermöglichen

Es gibt verschiedene Arten von Compliance-Management-Systemen, darunter Folgende:

• Universelle Compliance-Management-Systeme enthalten eine Reihe von Tools, die von Unternehmen jeder Art und Branche genutzt werden können. Diese Systeme eignen sich für einfache Anforderungen, sind jedoch in der Regel nicht in der Lage, Risiken zu beseitigen oder die Unternehmensführung zu unterstützen.
• Branchenspezifische Compliance-Management-Systeme sind speziell auf die besonderen Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten, die in stark regulierten Branchen wie dem Finanzwesen, dem Gesundheitswesen, der Fertigung oder Regierungsbehörden tätig sind.
• GRC-Systeme (Governance, Risk and Compliance) sind darauf ausgelegt, Compliance-Management, Risikomanagement und -Monitoring sowie Governance-Programme zu unterstützen und enthalten branchenspezifische Module.

Folgende Funktionen sind in robusten Compliance-Management-Systemen enthalten:

• Automatisches Scannen, um Probleme proaktiv zu erkennen
• Daten-Dashboards und Analysen zur Unterstützung der Entscheidungsfindung
• Funktionen zur Messung des Risikos der Non-Compliance und zur Festlegung akzeptabler Risikostufen
• Anleitung zur Behebung von Verstößen
• Berichte, die alle Compliance-Verstöße und den Status der Behebung detailliert beschreiben

Bedeutung des Compliance-Managements

Die Bedeutung des Compliance-Managements variiert je nach Unternehmen. Für einige Unternehmen kann es überlebenswichtig sein, da Fehler oder Ausfälle katastrophale Folgen haben (z. B. im Gesundheitswesen, in der Herstellung von Medizinprodukten, in der Automobilbranche oder im Bergbau).

In anderen Branchen ist Compliance-Management wichtig, weil es die Verbraucher schützt (z. B. Fair Credit Reporting Act, Fair Debt Collection Practices Act, Equal Credit Opportunity Act, California Consumer Privacy Act).

Ein weiterer Grund, aus dem Compliance-Management wichtig ist, ist, dass die Aufsichtsbehörden ihre Strafen für Verstöße erhöht haben. So kann beispielsweise ein Verstoß gegen die Datenschutzrichtlinie im Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) mit einer Geldstrafe von bis zu 50.000 US-Dollar und einer Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr geahndet werden. Non-Compliance der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union kann zu Geldstrafen zwischen 10 Millionen Euro bzw. 2 % des Jahresumsatzes im vorangegangenen Geschäftsjahr und 20 Millionen Euro bzw. 4 % des Jahresumsatzes im Vorjahr führen.

Darüber hinaus können einige branchenspezifische Aufsichtsbehörden Unternehmen die Nutzung ihrer Produkte oder Dienstleistungen untersagen oder entziehen, wenn sie die Vorschriften nicht einhalten. So kann beispielsweise Non-Compliance des Payment Card Industry Data Security Standard dazu führen, dass einem Unternehmen die Annahme von Kreditkarten untersagt wird.

Fortlaufende Anforderungen an das Compliance-Management

Compliance-Management ist keine einmalige Maßnahme, die man einfach abhaken kann. Gesetze und Vorschriften werden ständig neu erlassen und aktualisiert. Ziel ist es, maximalen Schutz vor böswilligen Akteuren sicherzustellen. Die meisten Unternehmen unterliegen einem komplexen Geflecht aus Gesetzen, Vorschriften und Richtlinien. Dieses erfordert ein effektives Compliance-Management.

Sobald Compliance-Management-Systeme und -Abläufe eingerichtet sind, müssen sie kontinuierlich aktualisiert werden. Nur so können sie sich ändernden Anforderungen gerecht werden und Regeln effektiv durchsetzen. Die in das Compliance-Management investierten Ressourcen liefern jedoch zweifellos einen Return on Investment.

Häufig gestellte Fragen (FAQs) zum Compliance-Management

Nachfolgend finden Sie die Antworten auf einige häufig gestellte Fragen zum Compliance-Management.

Was bedeutet Compliance?

Compliance bedeutet, dass ein Unternehmen die geltenden Gesetze, Vorschriften, Richtlinien und Spezifikationen einhält. Diese werden von Regierungen und Aufsichtsbehörden festgelegt und durchgesetzt. Compliance bietet einen Rahmen, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Aktivitäten rechtmäßig und ethisch zu gestalten. Sie schützt nicht nur die Interessen des Unternehmens, sondern auch die ihrer Kunden, Mitarbeiter und der breiten Öffentlichkeit. Zudem stellt sie sicher, dass betriebliche Abläufe alle Mindestanforderungen erfüllen. Dazu gehören finanzielle Integrität, Datenschutz, Datensicherheit, Mitarbeitersicherheit, Umweltschutz sowie Produktqualität und -sicherheit.

Compliance-Management erfordert die regelmäßige Bewertung betrieblicher Prozesse. Dazu gehören die Führung von Aufzeichnungen, die Durchführung von Prüfungen (Audits) und das Reporting an Aufsichtsbehörden. Die Nichteinhaltung von Compliance-Richtlinien kann rechtliche Folgen haben. Dazu zählen Geldbußen, Sanktionen oder Einschränkungen der betrieblichen Tätigkeiten. Zudem kann sie zu einer erheblichen Rufschädigung führen.

Eine effektive Compliance erfordert ein umfassendes Verständnis der geltenden Gesetze. Ebenso ist die Umsetzung solider GRC-Strategien (Governance, Risk und Compliance) essenziell. Einige Organisationen haben eigene Compliance-Teams oder -Beauftragte. Diese sind dafür verantwortlich, sich über Änderungen der Vorschriften auf dem Laufenden zu halten, in Compliance-Fragen zu beraten und sicherzustellen, dass alle notwendigen Richtlinien, Verfahren und Kontrollen vorhanden sind und befolgt werden.

Was sind einige der wichtigsten Aspekte der Compliance?

Zu den wichtigsten Aspekten der Compliance gehören:

• Rechtliche Anforderungen verstehen
• Entwicklung und Implementierung von Richtlinien und Verfahren, die Compliance gewährleisten
• Schulung und Weiterbildung von Mitarbeitern zu Compliance-Themen, die für ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten relevant sind
• Regelmäßiges Monitoring und regelmäßige Prüfung
• Nachweis, dass Compliance-Maßnahmen vorhanden sind und eingehalten werden
• Berichterstattung an Aufsichtsbehörden, z. B. Informationen über die finanzielle Gesundheit des Unternehmens, die Einhaltung spezifischer regulatorischer Anforderungen und Updates über laufende Compliance-Maßnahmen

Wie beeinflussen Schulungen das Compliance-Management?

Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil des Compliance-Managements. Sie sind eine vorbeugende Maßnahme und ein Mechanismus für mehr Compliance-Bewusstsein und Verantwortungsbewusstsein innerhalb eines Unternehmens. Eine effektive Compliance-Management-Schulung muss Folgendes sein:

• Interaktiv und ansprechend sein
• Überwacht und gemessen werden
• Regelmäßig und fortlaufend sein
• Relevant und rollenspezifisch sein

Die wichtigsten Ziele einer Compliance-Management-Schulung:

• Nachweisliches Engagement für Compliance: Durch die Priorisierung umfassender und fortlaufender Schulungsprogramme demonstriert ein Unternehmen sein Engagement für die Einhaltung der Compliance-Anforderungen
• Mehr Bewusstsein für rechtliche und regulatorische Fragen: Es wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter verstehen, wie die Compliance mit ihren Aufgaben und der Branche, in der das Unternehmen tätig ist, zusammenhängt
• Bessere Entscheidungsfindung: Die Mitarbeiter können fundierte Entscheidungen treffen, die die Auswirkungen einer Non-Compliance berücksichtigen und sowohl mit den rechtlichen Anforderungen als auch mit den Unternehmensstandards in Einklang stehen
• Mehr Transparenz: Förderung eines offenen Dialogs und Reporting in puncto ethische Probleme, Bedenken oder beobachtete Verstöße gegen die Vorschriften
• Förderung einer Compliance-Kultur: Compliance und Ethik werden gestärkt und gewinnen an Bedeutung als Kernbestandteile der Unternehmenskultur
• Verringerung des Risikos und Kostenreduktion: Es werden Verstöße vermieden, die zu Zwischenfällen (z. B. Datenschutzverletzungen) und Strafen führen könnten