Die Mitarbeiter Ihres Unternehmens melden sich fast täglich für neue SaaS-Anwendungen an. Diese Anwendungen sind im gesamten Unternehmen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen und Risiken verteilt. Viele Unternehmen haben versucht, diese SaaS-Anwendungen zum Beispiel in Excel-Tabellen zu erfassen, zu tracken und zu verwalten – ein Kampf, der mit diesen einfachen Mitteln nicht gewonnen werden kann! Genau deshalb haben sich so viele Unternehmen für das SaaS Operations Management mittels SaaS-Management-Software entschieden.
Mit SaaS Operations Management können Sie Ihre Anwendungen erkennen, verwalten und optimieren. Dadurch können die Sicherheit und die Einhaltung von Vorschriften verbessert, den Zeitaufwand für manuelle Audits verringert und Ihre Gesamtkosten minimiert werden. SaaS Operations Management kann als eine Implementierungsstrategie betrachtet werden und wird inzwischen auch als SaaS-Management-Software angeboten. In jedem Fall bietet SaaS Operations Management für Unternehmen, in denen SaaS-Tools in großer Zahl genutzt werden, ein intelligentes, automatisiertes Konzept für die Bewältigung der damit zusammenhängenden Herausforderungen, sodass Sie das Wachstum und die Effizienz Ihres Unternehmens mithilfe von SaaS-Management-Software steigern können.
SaaS Operations Management bietet viele Vorzüge für alle Beteiligten in Ihrem Unternehmen – hier die fünf wichtigsten Vorteile:
Die Vorteile des SaaS Operations Managements
- „Single Source of Truth"
- Klare Eigentumsverhältnisse
- Datengesteuerte Strategie
- Maximierte Effizienz
- Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
- Indem Sie den betrieblichen Grundlagen des ausufernden SaaS-Einsatzes in Ihrem Unternehmen (der Verbreitung von SaaS im gesamten Unternehmen) auf den Grund gehen, schaffen Sie Transparenz und eine zentrale Sichtbarkeit, die einen zuverlässigen Überblick ermöglicht.
- Eine klare Transparenz erleichtert es, die passenden Beteiligten sowie die Anwendungseigentümer festzulegen. Das unterstützt Sie strategisch und bei einer zielorientierten Umsetzung.
- Kein Rätselraten oder zu spätes Reagieren mehr, wenn eine neue SaaS-Anwendung plötzlich auftaucht: SaaS Operations Management stellt mittels SaaS-Management-Software transparente, hilfreiche Daten bereit, mit deren Hilfe Sie immer einen Schritt voraus sind und proaktiv strategische Entscheidungen treffen können.
- Viele Unternehmen versuchen, SaaS manuell zu verwalten und wenden viele Arbeitsstunden oder gar Tage für Audits auf, die schon direkt nach ihrer Ausführung letztlich veraltet oder ungenau sind. Durch Automatisierung und solide betriebliche Prozesse können Sie beim SaaS-Management viel Zeit und Geld sparen und profitieren somit von finanziellen sowie von Compliance-bezogenen Vorteilen.
- SaaS ist deshalb für Ihre Mitarbeiter so attraktiv, weil in der Regel bei diesen Anwendungen die Benutzerfreundlichkeit in den Vordergrund gestellt wird. Statt die von Mitarbeitern gerne genutzten SaaS-Anwendungen einfach auf eine schwarze Liste zu setzen, ist es deutlich sinnvoller, diese als unvermeidlich zu akzeptieren und intelligent zu kontrollieren. Ihre Mitarbeiter werden sich freuen und zufriedener sein, da sie die von ihnen gerne genutzten Tools für ein effizientes Arbeiten einsetzen können.
Elemente des SaaS Operations Managements
Bei passgenauer Umsetzung besteht das SaaS Operations Management aus mehreren wichtigen Grundpfeilern. Die Art und Weise, wie die einzelnen Elemente das SaaS Operations Managements implementiert werden, kann sich je nach Unternehmen und dessen interner Struktur und Software unterscheiden. Viele Unternehmen entscheiden sich für die Automatisierung mithilfe einer SaaS Operations-Management-Plattform, aber auch manuell oder mittels selbst entwickelter Workflows ist SaaS Operations Management möglich, sofern Sie über die entsprechenden Ressourcen verfügen.
- Erkennung
- Verwaltung
- Optimierung
- Sicherheit
- Unterstützung der Mitarbeiter
- Transparenz in Bezug auf Nutzung, Sicherheit, Ausgaben und Compliance. Dazu gehört auch die Erkennung von Schatten-IT (Erkennung von Anwendungen, die außerhalb des Zuständigkeitsbereichs oder der Genehmigung der IT-Abteilung verwendet werden). Das Ziel ist es, einen Echtzeit-Überblick über all das zu erhalten, was genutzt wird und wie sowie von wem es genutzt wird.
- Erstellen Sie Workflows und benutzerdefinierte Warnmeldungen, um das Management aller im Unternehmen verwendeten SaaS-Anwendungen einfacher und effizienter zu gestalten. Dies könnte Kennzahlen zur Nutzung und Akzeptanz sowie eine Benutzerverwaltung, Renewal-Management und mehr umfassen, sodass Ihre IT-Abteilung nie wieder von neuen SaaS-Anwendungen oder -Anfragen überrascht wird.
- Die Optimierung ist der nächste logische Schritt, der zur Anpassung an die Bedürfnisse und Ziele Ihres Unternehmens genutzt werden kann. Der erste Schritt ist die Festlegung Ihrer Ziele und die Definition von entsprechenden Zielvorgaben. Dabei können Ziele z. B. die Reduzierung von übermäßig bereitgestellten und ungenutzten Lizenzen, die Konsolidierung von Anbietern oder die Integration von mehr (SaaS-)Anwendungen in ihr SSO (Single Sign-On) beinhalten.
- Es liegt in der Natur von SaaS-Applikationen, dass sie für den Anwender leicht zugänglich und einfach nutzbar sind. Wenn das Thema Security nicht intelligent adressiert wird, bringt dies hohe Sicherheitsrisiken mit sich. Ein operatives Konzept für die Sicherheit von SaaS-Anwendungen kann z. B. aus der Überprüfung von Zugangsberechtigungen für Dritte auf sensible Unternehmensdaten für diese Anwendungen, der Verbesserung der Effizienz und Genauigkeit von Access Control Audits (Zugriffskontrollprüfungen) und der Überprüfung von nicht mehr aktuellen Benutzern in den Anwendungen im Vergleich zu Ihrer IDP oder weitere Maßnahmen bestehen. Eine SaaS-Operations-Management- oder SaaS-Management-Plattform kann ideal sein, um einen Großteil dieser Überprüfungen sowie der Verwaltung zu automatisieren, anstatt App für App manuell prüfen zu müssen.
- Das vielleicht zukunftsweisendste Element des SaaS Operations Managements ist die Erkenntnis, dass SaaS-Anwendungen Ihre Mitarbeiter und damit Ihr Unternehmen weiter bringen können. Durch das Monitoring von teambasierten Nutzungsdaten und Daten zur Nutzungsintensität sowie die Etablierung eines SaaS-Katalogs oder eines Request-Management-Prozesses zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie von Ihnen und der IT-Abteilung unterstützt werden, denn es werden die Tools bereitgestellt, die Ihre Mitarbeiter sich wünschen und mit denen sie gerne arbeiten. Das Ergebnis: Eine höhere Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit.
Fazit
Für welche der möglichen Strategien Sie sich auch entscheiden, SaaS Operations Management ist immer ein wichtiges Thema für IT- und Security-Teams. Denn dabei geht es darum, dass Ihr Unternehmen sicher wachsen und sich für die Arbeit der Zukunft optimal aufstellen kann. Der Einsatz einer SaaS Operations Management-Plattform kann Ihnen dabei helfen, denn damit bringen Sie die SaaS-Nutzung im gesamten Unternehmen unter eine zentrale Kontrolle – und das in kürzester Zeit, oft schon in wenigen Tagen, statt mehrere Monate an Arbeitsaufwand dafür aufbringen zu müssen. Darüber hinaus werden der Umfang und die Genauigkeit der Daten schrittweise verbessert, wenn Sie ein System wie SailPoint SaaS Management für die Erreichung Ihrer Ziele im Bereich SaaS Operations Management nutzen. Testen Sie jetzt das SailPoint SaaS Management 14 Tage lang kostenlos – sprechen Sie uns einfach sofort dazu an!