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Compliance-Gesetze in der EU und im Vereinigten Königreich im Vergleich

Compliance
Lesezeit: 20 min

Für Unternehmen, die sowohl in der Europäischen Union als auch im Vereinigten Königreich tätig sind, ist Compliance seit dem Austritt Großbritanniens aus der EU komplexer geworden. Zwar stammen einige Compliance-Vorschriften im Vereinigten Königreich aus der Gesetzgebung der Europäischen Union, trotzdem gibt es einige wichtige Unterschiede zu beachten. Im folgenden Artikel geben wir einen Überblick über relevante Gesetzeswerke und Vorschriften in beiden Gesetzgebungen.

Was ist Compliance?

Compliance ist die Verpflichtung eines Unternehmens zur Einhaltung von Gesetzen, Verordnungen, Normen, Richtlinien und Spezifikationen, die von Behörden, Wirtschaftsverbänden, Branchenstandards sowie staatlichen und nichtstaatlichen Stellen festgelegt werden. Compliance umzusetzen beruht in der Regel auf dem übergeordneten Ziel des Schutzes von Einzelpersonen oder juristischen Personen wie Mitarbeitern, Verbrauchern, der Öffentlichkeit oder der Umwelt.

Ziel von Compliance ist es, sicherzustellen, dass Unternehmen die festgelegten Standards für akzeptable Praktiken einhalten und so die Sicherheit der mit ihnen verbundenen Einzelpersonen und juristischen Personen zu gewährleisten.

Dieses Gebot gilt für verschiedene Unternehmen und Branchen auf globaler Ebene. Datenschutz ist ein Beispiel, das international in verschiedenen Branchen und von der Mehrheit der Länder durchgesetzt wird.

Warum ist Compliance wichtig?

Immer mehr Regierungen und andere juristische Institutionen verfeinern bestehende Vorschriften und führen neue ein, um den wachsenden Bedrohungen zu begegnen, die durch technologische Fortschritte ausgelöst und durch aktuelle Themen wie den Datenschutz verstärkt werden. Deshalb wachsen auch die Anforderungen an Unternehmen, mit den Vorschriften Schritt zu halten. Die aus Compliance-Verfahren abgeleiteten Methoden und Taktiken ermöglichen es Unternehmen, ihre Geschäfte in Übereinstimmung mit allen geltenden Gesetzen und Vorschriften zu führen.

Darüber hinaus hat Compliance oft den zusätzlichen Vorteil, dass es die organisatorischen Abläufe in Unternehmen verbessert. Compliance stärkt außerdem den Ruf von Unternehmen und fördert das Vertrauen in sie, denn Audit-Berichte dienen als greifbarer Beweis für das Engagement eines Unternehmens, Vorschriften einzuhalten und das Wohlergehen der Menschen, mit denen sie zu tun hat, zu gewährleisten.

Darüber hinaus spielt die Compliance eine entscheidende Rolle für die Sicherheit und die Risikominderung in verschiedenen Sektoren.

Vorschriften, die sich mit branchenspezifischen Gefahren für Mensch und Umwelt befassen, wirken sich erheblich auf die Betriebsergebnisse aus. Schutzmaßnahmen kommen Arbeitnehmern, Verbrauchern und der Öffentlichkeit zugute, da sie die Wahrscheinlichkeit von Arbeitsunfällen, Verletzungen und Todesfällen verringern und die Menschen vor schädlichen oder betrügerischen Produkten und Praktiken schützen.

In bestimmten Fällen hängt die Geschäftskontinuität von der Einhaltung von Vorschriften ab. Einige Gesetze sind für den legalen Betrieb unabdingbar und die Nichteinhaltung kann zu erheblichen Strafen oder im Extremfall zur vollständigen Einstellung der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens führen.

Compliance in der Europäischen Union (EU)

In der EU ist Compliance unerlässlich, um rechtliche und ethische Richtlinien einzuhalten. Dies bedeutet, dass die Gesetze, Normen und Richtlinien, die für viele Geschäftsbereiche gelten, eingehalten werden müssen.

Wer setzt Compliance-Vorschriften in der EU durch?

Folgende staatliche Stellen setzen Compliance-Richtlinien in der EU durch:

Zu den nichtstaatlichen Organisationen, die die Compliance in der EU durchsetzen, gehören:

Relevante EU-Normen

Zu den Normen, die die Einhaltung von Vorschriften in der EU regeln, gehören:

Relevante EU-Gesetze und Verordnungen

Zehntausende von Gesetzen und Verordnungen legen die Compliance-Anforderungen für Unternehmen fest. Nachfolgend finden Sie Beispiele für die Vorschriften in verschiedenen Schlüsselbranchen.

Privatsphäre und Datensicherheit

  • Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO, 2016)
  • Datenschutzrichtlinie für die elektronische Kommunikation (ePrivacy Directive; 2002)
  • Datenschutzrichtlinie (1995)
  • Rechtsakt zur Cybersicherheit (2019)
  • Richtlinie über Netz- und Informationssicherheit (2016)
  • Verordnung über elektronische Identifizierungs- und Vertrauensdienste (eIDAS, 2014)
  • Zahlungsdiensterichtlinie (PSD2, 2015)
  • Gesetz zum Schutz der Online-Privatsphäre von Kindern (COPPA, 1998)
  • Recht auf Vergessenwerden (2014)
  • EU-US Privacy Shield (2016)

Gesundheit und Sicherheit

Finanzen

Beschäftigung und Arbeitsplatz

Bürgerrechte

Umwelt

Compliance im Vereinigten Königreich (UK)

Compliance-Vorschriften im Vereinigten Königreich werden von zahlreichen staatlichen Stellen durchgesetzt, darunter:

Zu den nichtstaatlichen Stellen, die die Compliance in der EU durchsetzen, gehören:

Zu den Normen, die die Einhaltung von Vorschriften in der UK regeln, gehören:

  • ISO 9001 – Qualitätsmanagement
  • ISO 27001 – Information Security Management
  • ISO 14001 – Umweltmanagement
  • BS OHSAS 18001 – Arbeits- und Gesundheitsschutz
  • ISO 22301 – Business Continuity Management
  • ISO 20000 – IT-Service-Management

Wie in der EU gibt es auch im Vereinigten Königreich viele Gesetze und Verordnungen, die Compliance für Unternehmen vorschreiben. Hier sind einige Beispiele für Vorschriften in wichtigen Branchen.

Privatsphäre und Datensicherheit

Gesundheit und Sicherheit

Finanzen

Beschäftigung und Arbeitsplatz

Bürgerrechte

Umwelt

Vorteile von Compliance

Unternehmen profitieren von zahlreichen Vorteilen, wenn sie die Einhaltung von Vorschriften nachweisen können. Hier sind einige Vorteile, die häufig mit Compliance einhergehen.

Vermeidung von unnötigen und teuren rechtlichen Problemen

Compliance-Programme ermöglichen es Unternehmen, lästige und zeitraubende rechtliche Komplikationen zu vermeiden, die mit der Nichteinhaltung von Vorschriften verbunden sind. Compliance-Richtlinien schaffen einen Rahmen, damit Unternehmen alle Verpflichtungen einhalten.

Höhere Produktivität, mehr Innovation und geringere Kosten

Ein Vorteil des Compliance-Managements ist die betriebliche Effizienz. Die Einführung von robusten, transparenten Prozessen und Systemen ist unabdingbar und führt zu optimierten Abläufen, die den Betrieb optimieren, die Produktivität und Innovation steigern und die Kosten senken.

Mehr Resilienz und Geschäftskontinuität

Unternehmen, die sich an die Vorschriften halten, können besser mit sich ändernden Bestimmungen umgehen, da ihre Systeme bereits darauf ausgelegt sind, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Diese erleichtert die Planung von zukünftigen Veränderungen und fördert die Geschäftskontinuität.

Mehr Produktivität der Arbeitnehmer und geringere Fluktuation

Compliance wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit der Beschäftigten aus, erhöht die Produktivität und verbessert die Mitarbeiterbindung, da sie die Sicherheit und Gerechtigkeit am Arbeitsplatz in den Vordergrund stellt.

Verbesserte Marktgesundheit

Ein weiterer Vorteil der Compliance ist die Beseitigung von Monopolen, die den Wettbewerb behindern und zu ungesunden Märkten führen. Vorschriften fördern meist gerechte Praktiken, die allen Unternehmen die Möglichkeit geben, sich zu entfalten, und ein innovationsfreundliches Klima schaffen.

Mehr Gerechtigkeit und mehr Sicherheit am Arbeitsplatz

Einige Compliance-Vorgaben konzentrieren sich auf die Beseitigung von Diskriminierung und Belästigung am Arbeitsplatz. Darüber hinaus schreibt die Compliance die Durchsetzung strenger Sicherheitsstandards und -protokolle vor, um Unfälle zu vermeiden und Verletzungen bei Personen sowie Schäden an der Infrastruktur vorzubeugen. So kann die Compliance ein Arbeitsumfeld schaffen, das die allgemeine Arbeitszufriedenheit erhöht.

Positive Markenbewertung

Die Einhaltung der Vorschriften kann das Vertrauen von Arbeitnehmern, Kunden und der Öffentlichkeit in Unternehmen fördern. Die Compliance spiegelt das Engagement für hohe berufliche und ethische Standards wider, was den Ruf des Unternehmens verbessert und das Vertrauen der Stakeholder stärkt.

Konsequenzen einer Nichteinhaltung der Vorschriften

Bei einer Nichteinhaltung der Vorschriften drohen Unternehmen Strafen, darunter Sanktionen und Geldbußen. Die genaue Konsequenz hängt von der jeweiligen Vorschrift ab. Die folgenden allgemeinen Kategorien bieten einen umfassenden Überblick über die möglichen Strafen bei Verstößen.

Finanzielle Konsequenzen

Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu hohen Geldstrafen führen. In der Europäischen Union (EU) sieht die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum Beispiel zwei verschiedene Strafen vor, die jeweils mit erheblichen finanziellen Verpflichtungen für Unternehmen verbunden sind.

In Großbritannien kann die Nichteinhaltung der Vorschriften der Health and Safety Executive (HSE) zu hohen Geldstrafen führen, die oft zehntausende Pfund betragen.

Nachteilige Auswirkungen auf die organisatorischen Abläufe

Verstöße gegen die Vorschriften können zu einem Rückgang der Produktivität führen, da Unternehmen mit Geldstrafen und anderen Konsequenzen zu kämpfen haben. In schwerwiegenden Fällen riskieren Unternehmen den Verlust von Verträgen, Lizenzen oder Genehmigungen.

Zum Beispiel können Branchenvorschriften wie der Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) nicht konformen Unternehmen die Nutzung von Kreditkartenzahlungsnetzwerken verbieten. Die Nichteinhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union kann erhebliche Geldstrafen, die Kündigung von Verträgen und dadurch erhebliche Betriebsunterbrechungen zur Folge haben. Dies kann eine behördliche Überprüfung auslösen und sogar zur Aussetzung der Betriebsgenehmigung des Unternehmens in der EU führen.

Haftung

Wenn die Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschriften zu einem erheblichen Schaden für Einzelpersonen oder Unternehmen führt, kann dies rechtliche Konsequenzen haben. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dient als Beispiel für die damit verbundenen, erheblichen rechtlichen Verpflichtungen. Bei Verstößen gegen diese Vorschriften droht den Verantwortlichen sogar eine Freiheitsstrafe. Wie zu erwarten, sind die Anwaltskosten für die Verteidigung in solchen Fällen sehr hoch.

Rufschädigung

Bußgelder sind in der Tat lästig, aber die größere Herausforderung, die die Nichteinhaltung von Vorschriften mit sich bringt, ist der Schaden, den die Marke und der Ruf erleiden. Wenn die Nichteinhaltung der Vorschriften zu einem Vorfall führt, vor allem, wenn gegen das Gesetz verstoßen wird, ist die Öffentlichkeit oft wenig verständnisvoll. Unternehmen laufen Gefahr, Marktanteile und Einnahmen einzubüßen, wenn sie das Vertrauen der Öffentlichkeit verlieren.

Compliance-Richtlinien

Eine Compliance-Richtlinie bietet einen umfassenden Rahmen für die Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen und enthält die Systeme, Prozesse und Verfahren, die für die Umsetzung, Pflege und Berichterstattung wichtig sind. Die Richtlinie sollte die folgenden Elemente umfassen:

  • Grundsätze, die für Entscheidungen und Maßnahmen zur Einhaltung von Vorschriften maßgeblich sind
  • Erforderliche Methoden, Strukturen, Strategien und Aufgaben
  • Informationen darüber, wann und wo Audits durchgeführt werden und wer sie durchführt
  • Einen Überblick über die Ressourcen und funktionalen Rollen zur Überwachung und Einhaltung der Compliance
  • Anforderungen an Dokumentation und Kommunikation
  • Einen Überblick über die relevanten Compliance-Spezifikationen

Auch wenn sich die Einzelheiten je nach Unternehmen unterscheiden können, sollten die folgenden Fragen bei der Ausarbeitung einer Compliance-Richtlinie berücksichtigt werden:

  • Wie wird die Compliance-Richtlinie umgesetzt, um Risiken zu mindern, die Kommunikation zu verbessern und die Stakeholder zu informieren?
  • Wer muss die Richtlinie verstehen und umsetzen – und in welcher Art und Weise?
  • Gibt es Ausnahmen oder Beschränkungen bei der Anwendung der Richtlinie?
  • Welche Auswirkungen hat die Compliance auf das Unternehmen?
  • Wie werden die Compliance-Zuständigkeiten auf die verschiedenen Teams, z. B. Rechtsabteilung, Buchhaltung, Personalwesen und Finanzen, aufgeteilt?
  • Wie fördert die Richtlinie die Compliance in verschiedenen Teams und an verschiedenen Standorten?
  • Welche Systeme werden eingesetzt, um die Compliance zu überwachen, zu verwalten und darüber zu berichten?
  • Wie kann die Richtlinie dazu beitragen, den Wert der Compliance zu bewerten – zum Beispiel bei der Bewertung der Produktivität der Teammitglieder?

Die Umsetzung von Compliance-Richtlinien ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da sie eine transparente Kommunikation mit Arbeitnehmern, Aufsichtsbehörden und anderen Stakeholdern über die eingesetzten Methoden ermöglicht. Personen, die in den Geltungsbereich der Compliance-Anforderungen fallen, müssen oft formell bestätigen, dass sie die Richtlinien gelesen und verstanden haben.

Compliance-Rollen

Personen, die für die Compliance zuständig sind, spielen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung strenger und komplizierter Regeln und Vorschriften in Unternehmen. Leider sehen sich die Compliance-Verantwortlichen oft ungerechtfertigter Kritik ausgesetzt.

Führungskräfte müssen alle im Unternehmen darüber aufklären, welch entscheidende Rolle Personen, die für die Compliance verantwortlich sind, spielen. Sie als Kooperationspartner zu präsentieren, positioniert sie in positiver Weise.

Da die Compliance-Anforderungen stetig steigen, richteten viele Unternehmen spezielle Stellen ein, die für die Einhaltung der Vorschriften sorgen, z. B:

  • Compliance-Leiter
  • Compliance-Beauftragter der Gruppe oder des Unternehmens
  • Compliance-Beauftragte, Analysten und/oder Spezialisten

Diese Führungsaufgaben umfassen mehrere Bereiche, darunter:

Beratung

Mitarbeiter, die für die Compliance zuständig sind, unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, indem sie Anweisungen geben, wichtigen Aktualisierungen der Richtlinien und Verfahren kommunizieren sowie Systeme und Mitarbeiter unterstützen. Darüber hinaus setzen die Mitglieder des Compliance-Teams ihr Fachwissen ein, um sicherzustellen, dass Probleme umgehend behoben werden, und beraten bei der Vorbereitung auf Audits und der Einreichung von Unterlagen.

Datenklassifizierung

Eine wichtige Aufgabe der Compliance-Teams ist die Unterstützung der Daten-Governance, insbesondere im Bereich der Klassifizierung. Die genaue Kategorisierung der gespeicherten Daten erleichtert nicht nur die Erfüllung der Compliance-Anforderungen, sondern beschleunigt und vereinfacht auch den Prüfungsprozess.

Überwachung

Compliance-Teams ermöglichen es Unternehmen, mit neuen, sich verändernden Vorschriften Schritt halten können. Da ständig neue Vorschriften auftauchen, profitieren Unternehmen von Mitarbeitern, die sich mit den Auswirkungen dieser Vorschriften auseinandersetzen und proaktiv Maßnahmen ergreifen, um alle notwendigen Aktualisierungen umzusetzen.

Schadensminderung

Compliance-Verstöße zu vermeiden, ist entscheidend für die Verhinderung von Strafen und Betriebsunterbrechungen. Compliance-Teams entwickeln und implementieren Programme, die Unternehmen vor den Gefahren schützen, die sich aus der Nichteinhaltung von Vorschriften ergeben, was das Gesamtrisiko mindert.

Lösungen finden

Wenn trotz aller Bemühungen des Unternehmens ein Verstoß gegen die Compliance-Anforderungen auftritt, ist eine schnelle Reaktion unerlässlich. Eine schnelle Lösung dient der Schadensminimierung und kann Störungen, Schäden und damit verbundene Strafen mildern.

Rechenschaftspflicht

Die Zuweisung von Aufgaben mit Schwerpunkt auf Compliance überträgt die Verantwortung an ein Team oder eine Person. Diese eignen sich viel Wissen über die einschlägigen Vorschriften und ihrer Auswirkungen auf das Unternehmen an. Dazu gehört es auch, andere Gruppen bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen und sie über neue oder geänderte Vorschriften auf dem Laufenden zu halten.

Bewährte Compliance-Praktiken

Um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen, müssen Unternehmen die für sie relevanten Regeln und Vorschriften bewerten und verstehen. Abhängig davon, wo das Unternehmen geschäftlich tätig ist, sind die gesetzlichen Anforderungen oft sehr weit gefasst. Beachten Sie die folgenden Best Practices:

Weisen Sie den Mitarbeitern Rollen in den entsprechenden Teams zu, um die Umsetzung der Compliance, die Berichterstattung und Audits zu ermöglichen.

Identifizieren Sie die geltenden Gesetze und stellen Sie fest, welche Regeln abhängig von Standort, Branche und Geschäftstätigkeit für Ihr Unternehmen relevant sind.

Ermitteln Sie die Anforderungen der verschiedenen Vorschriften und erstellen Sie ein Programm, das die Einhaltung der Vorschriften erleichtert.

Erstellen und aktualisieren Sie regelmäßig einen Compliance-Kodex, um eine Compliance-Kultur zu schaffen.

Dokumentieren Sie Abläufe mit klaren Anweisungen, um die Compliance zu gewährleisten und für Audits gerüstet zu sein.

Überwachen Sie die Compliance regelmäßig und nehmen Sie alle notwendigen Aktualisierungen vor.

Organisieren Sie regelmäßig Schulungen und Weiterbildungen, um das Personal und andere Personen über die Anforderungen und die zur Einhaltung erforderlichen Maßnahmen zu informieren.

Compliance schafft gleiche Wettbewerbsbedingungen

Da die gesetzlichen Anforderungen weltweit immer weiter zunehmen, ist man bestrebt, sie so weit wie möglich zu standardisieren. Auch wenn die Compliance gelegentlich als lästig empfunden wird, dient sie dem Wohl der Bevölkerung.

Die Einhaltung der Compliance-Anforderungen kommt dem Einzelnen zugute, da die Mindestanforderungen Unternehmen dazu verpflichten, bestimmte Standards einzuhalten und in einigen Fällen sogar zu übertreffen. Dies führt unter anderem zu zuverlässigeren Produkten, optimierten Umweltvorschriften, einem besseren Datenschutz und einem besseren Schutz vor Betrug.

Unternehmen bietet die Compliance ein einheitliches, für alle geltendes Regelwerk, das gleiche Bedingungen schafft und es ihnen ermöglicht, aus einer Vielzahl von Lösungen auszuwählen und Prozesse zu implementieren, die ihren Bedürfnissen am besten entsprechen.

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